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2021-06-29

Skalierbares und zukunftssicheres Wissensportal. Der 'GMP-BERATER', ein Standardwerk in der Pharmaindustrie

In diesem Blogbeitrag stellen wir die neue Portallösung für den GMP-Verlag vor, die auf c-rex.net IDS basiert.

Hinter diesem Standardwerk für Qualitätsmanagement in der Pharmaindustrie stecken unsere c-rex.net- Software-Module - und viel Erfahrung bei Datenstrukturierung, Transformation und User Experience.

Kern ist der c-rex.net Information Delivery Service IDS. Dieser wird als Headless CDP eingesetzt und integriert sich so nahtlos in die CI vom GMP-Verlag.

Wer ist der GMP-Verlag und worum ging es bei diesem Projekt?

Die GMP-Verlag Peither AG ist ein deutscher Fachverlag. Er ist auf Verlagsprodukte zum Thema Good Manufacturing Practice (GMP) für Pharmaunternehmen und deren Lieferanten spezialisiert. Die Wissensportale GMP-BERATER (deutsch) und GMP Compliance Adviser (englisch) gehören zu den Standardwerken in der Pharmaindustrie.

Sehen Sie sich hier den Aufbau des GMP-BERATER-Portals an.

Aufteilung des Portals GMP-BERATER in Regularien und Praxisteil

Beim Projekt, das wir hier vorstellen, ging es darum, die GMP-Wissensportale durch eine neue Lösung auf Basis moderner Technologien zukunftssicher zu machen.

Neue, vielleicht sogar heute noch unbekannte, Anwendungsfälle sollen mit einer flexiblen Content-Architektur möglich gemacht werden.

Die NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen der Portale sollen noch besser als bisher beim Zugriff auf Inhalte unterstützt werden. Denn das ist die Kernfunktionalität moderner Wissensportale, dass relevante Informationen schnell gefunden werden können.

Die NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen der Portale und ihre Erwartungen

Versetzen wir uns in die Lage der typischen NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen. Sie benötigen schnell Informationen zu einem bestimmten Thema.

So wie beispielsweise hier im Video vom GMP-Verlag dargestellt.

GMP-BERATER: Frage aus der Praxis

Wie unterstützt die neue auf c-rex.net basierende Portaltechnologie das schnelle Finden der passenden Antwort?

Wir verraten es Ihnen schon vorab: durch geschickten Einsatz von Metadaten und gezielte Aufbereitung von zusammenhängenden Informationen. Stichworte sind hier 'Beziehungswissen nutzen' und 'Kontextsuche'.

Vom Suchen und Finden

Das schnelle Auffinden der richtigen Information ist in einem Wissensportal einer der zentralen Aspekte.

Zusätzlich zur einfachen Indizierung des Inhalts haben wir für GMP erweiterte Suchfunktionen realisiert. Man möchte fast sagen 'erweiterte Findefunktionen'!

So werden Inhalte abhängig von Metadaten, also einem konkreten Kontext, gewichtet. Das sorgt für Relevanz in den Suchergebnissen.

Dies kann sowohl ein durch Benutzerauswahl vorgegebener Kontext als auch ein impliziter Kontext sein.

Dabei laufen abhängig von dem, was AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen gerade tun oder welche Rolle oder welche Lizenzen ihnen zugewiesen sind, implizite Suchen im Hintergrund. Deren Ergebnisse werden angezeigt, wenn sie zu einer Aktion der AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen passen.

Beispiel gefällig? Na klar!

Wenn AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen ein konkretes Kapitel öffnen, werden Zusatzinformationen wie Anhänge, ergänzende Informationen oder Produktempfehlungen dynamisch angezeigt, die mit diesem Kapitel über Metainformationen in Beziehung stehen.

Sie haben es eben im Video vielleicht kurz gesehen. Hier nochmal ein Screenshot zur Veranschaulichung.

Metadaten und ihre Generierung im Publikationsprozess

Dafür, dass die Gewichtung der Suche funktioniert und Kontextinformationen berücksichtigt werden können, sind Metadaten verantwortlich.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie die Metadaten gewonnen werden? Müssen die RedakteureRedakteurinnenRedakteure und RedakteurinnenRedakteur:innen die Metadaten komplett manuell erfassen?

Nein, zum größten Teil nicht. Es gibt einige Metadaten, die bei der Inhaltserstellung erfasst werden, zum Beispiel, wer AutorAutorinAutor und AutorinAutor:in eines Artikels ist. Viele Metadaten sind jedoch das Ergebnis des Publikationsprozesses, der mit c-rex.net-Softwarekomponenten binnen weniger Minuten nach Freigabe der Dokumente durchgeführt wird und folgende Schritte umfasst.

  • Inhalte werden restrukturiert

  • Inhalte werden modularisiert

  • Inhalte werden mit Metadaten klassifiziert

  • Inhalte werden volltext-indiziert

  • Lizenzinformationen werden zugewiesen

  • Grafiken werden aufbereitet

  • HTML-Module werden generiert

All diese Maßnahmen führen dazu, den Zugriff auf Inhalte zu präzisieren und AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen mit passenden Ergebnissen zu versorgen. Und übrigens: wir arbeiten selbstverständlich gemäß dem Single-Source-Prinzip. Aus denselben Quellen, die die Online-Portale befüllen, werden auch die klassischen Printausgaben publiziert.

Apropos Lizenzierung

Teile des Portals erfordern eine gültige Lizenz, um Zugriff zu erhalten. Aktuell sind die Lizenzen auf Portalebene vergeben, können zukünftig aber auch bis auf Kapitel und Unterkapitel dediziert eingeschränkt werden.

Wenn AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen eine Lizenz für den GMP-BERATER und/oder GMP-Compliance Adviser haben, bekommen sie Zugriff auf sämtliche Inhalte des jeweiligen Portals.

Dabei werden den KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen von GMP zwei verschiedene Lizenzoptionen angeboten, eine Personenlizenz oder eine Firmenlizenz als monatliches oder jährliches Abonnement.

Lizenzierungsmöglichkeiten für die GMP-Portale
Screenshot zu den Lizenzierungsmöglichkeiten der GMP-Portale

Die Lizenzen werden im CRM-System von GMP gepflegt und regelmäßig mit der Benutzerverwaltung (c-rex.net Identity) automatisiert abgeglichen. Führendes System ist das CRM.

Als kommende Ausbaustufe ist ein erweitertes Lizenzmodell im Gespräch. Dabei sollen auch nur einzelne Kapitel lizenziert werden können, auch zeitlich befristet.

Hierzu werden einzelnen Kapiteln eine oder mehrere Lizenzgültigkeiten zugewiesen und dann beim Zugriff mit den zugewiesenen Lizenzen der Benutzerverwaltung abgeglichen.

Des Weiteren sollen zusätzliche Portale, die auf Mediawiki basieren, an die Benutzerverwaltung in Form eines Single-Sign-ons angebunden werden.

Damit werden sämtliche Kunden- und Lizenzinformationen für alle GMP-Applikationen zentral im CRM gepflegt und über die zentrale Benutzerverwaltung allen Anwendungen zugänglich gemacht.

Das CRM ist damit der Single Point of Truth für alle Applikationen vom GMP-Verlag und die Benutzerverwaltung bzw. die integrierte Lizenzverwaltung vergibt die notwendigen Zugriffsrechte zentral.

Mehr Details zu den Standard- und Spezialeigenschaften des GMP-Wissensportals

Einige Eigenschaften des Portals kamen mit der Umstellung auf c-rex-Softwarekomponenten quasi von allein, denn sie sind Standardbestandteile von c-rex.net und heutzutage state-of-the-art.

Zum Beispiel das Responsive Design. Die Darstellung der Inhalte passt sich dem Endgerät an, auf dem das Portal genutzt wird.

Darstellung am Desktop (links) und am Tablet (rechts)
Screenshot, der die Darstellung einer Seite am Desktop und am Tablet
                        anzeigt. Der Inhalt passt sich der Displaygröße des Geräts an

Oder die Ausgabe von Suchvorschlägen beim Eintippen eines Begriffs in den Suchschlitz.

Suchvorschläge werden beim Tippen angezeigt
Screenshot des Suchschlitzes mit Suchvorschlägen

Kapitel als Favoriten hinzufügen und verwalten, Drucken ausgewählter Kapitel oder Seiten sind auch zwei Funktionen, die zu den c-rex.net-Standards gehören.

Weitere Funktionen, die AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen und ihre Bedürfnisse im Fokus haben, wurden speziell für den GMP-Verlag programmiert. Manchmal nur Kleinigkeiten, aber für die Zielgruppe wichtig und auf sie zugeschnitten.

Dazu gehört die Anzeige der gefundenen Treffer im Inhaltsverzeichnis.

Der Nutzen für AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen ist hier, schnell an die relevanten Stellen zu navigieren und die Ergebnismenge auf Praxis- oder Regularienteil einschränken zu können.

Speziell angepasste Darstellung von Treffern
Screenshot, der eine angepasste Darstellung von Treffern im GMP-Portal
                        anzeigt
  • Für die Bereiche Allgemeines, GMP-Praxiswissen und GMP-Regularien wird im Inhaltsverzeichnis die Gesamttrefferanzahl angezeigt.

  • Hinter jedem Kapitelnamen steht die Trefferanzahl im jeweiligen Kapitel.

  • Durch Anklicken eines Kapitels wird die Trefferaufteilung in den jeweiligen Unterkapiteln angezeigt.

    So können Portal-AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen direkt über die vertraute Kapitelstruktur zum Inhalt im gewünschten Kontext springen und die Suchergebnisse auf Kapitelebene oder Unterkapitelebene weiter einschränken.

Die Trefferliste selbst wird im Hauptinhaltsfenster angezeigt. Dort lässt sich über das Auge eine Vorschau anzeigen oder direkt das Kapitel öffnen.

In den Kapiteln werden die Treffer farbig hinterlegt. Über Pfeile geht’s von Fundstelle zu Fundstelle.

Im folgenden Screenshot sehen Sie eine weitere hilfreiche Funktion, die bei der Suche zum Tragen kommt. Wir nennen diese Funktion 'schnelle Antwort'.

Wenn über den Suchbegriff ein Glossareintrag oder eine Abkürzung gefunden wird, steht der Inhalt direkt als hervorgehobene Antwort oben in der Trefferliste.

Die 'schnelle Antwort'
Screenshot in der die Trefferliste gezeigt wird mit der hervorgehobenen
                        Fundstelle aus dem Glossar als schnelle Antwort

Die Darstellung des Inhalts anpassen ist eine weitere kleine Funktion, die wir speziell für den GMP-Verlag umgesetzt haben, um die User Experience zu verbessern.

AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen können die Kopfzeile und die Navigationselemente ausblenden, um einen größeren Lesebereich zu erhalten.

Kopfzeile einklappen, Inhaltsverzeichnis ausblenden
Screenshots mit einem Vergleich der Standardansicht und der Leseansicht im
                        GMP-BERATER

Eine sehr praktische Funktion sind die Tooltipps. Begriffe aus dem Glossar und dem Abkürzungsverzeichnis werden automatisch durch c-rex.net getagged.

Damit können Vorkommen dieser Begriffe im Text hervorgehoben werden. Beim Klick auf den Begriff wird dynamisch der Inhalt des Glossarbegriffs oder der Abkürzung angezeigt.

Glossareinträge als Tooltipps
Screenshot eines Tooltipps, der einen Glossarbegriff anzeigt

Inhaltserstellung durch die Redaktion und Fach-AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen

Schauen wir uns an, wie die Inhalte ins Portal kommen. Dies geschieht für den GMP-BERATER auf zwei unterschiedlichen Wegen.

Betrachten wir zunächst die Inhaltserstellung für den Praxisteil.

  • In diesem Bereich arbeitet die Redaktion des mit Fach-AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen zusammen.

    Diese AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen erstellen ihre Beiträge in MS Word. Die Kommunikation zwischen den AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen und der Redaktion läuft über die Word-Änderungsverfolgung.

  • Nach der Freigabe wird der Beitrag von Word in den strukturierten FrameMaker und dann nach XML konvertiert.

Nur leicht anders sieht es aus bei der Inhaltserstellung für den Regularienteil.

  • Hier recherchiert die Redaktion laufend nach Updates und neuen Richtlinien, die das GMP-Umfeld betreffen. Die finalen Dateien für den Upload liegen im PDF vor.

  • Diese PDF-Daten werden in den strukturierten FrameMaker und dann nach XML übernommen.

    Regularien, die in Englisch vorliegen, werden von der Fachredaktion übersetzt (und als Übersetzung gekennzeichnet).

Sobald neue Inhalte fertig sind, werden sie von unserem Datenkonvertierungsdienst c-rex.net DTS transformiert, mit Metadaten angereichert und über die c-rex.net IDS Content-API publiziert.

Das ist der oben schon erwähnte Publikationsprozess.

Online und Offline

Die Portale werden aktuell auf einer DVD ausgeliefert oder lassen sich alternativ von der Website herunterladen. Damit haben die KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen auch offline Zugang zu den Informationen, falls einmal kein Internet zur Verfügung steht.

Hierzu wird die Online-Applikation lokal mit der vollen Funktionalität offline zur Verfügung gestellt.

Moderne Technologie im Hintergrund steht für Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Achtung! Jetzt kommen ein paar Infos für Nerds und Techies.

Wer das nicht mag, springt einfach zum nächsten Abschnitt.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit ergeben sich durch die Nutzung von Standards (Inhalt und Technologie) sowie unseren API-Ansatz auf Basis der REST-Architektur.

  • OAuth2/OpenID Connect für den Single-Sign-On (SSO Mechanismus)

  • Linked Data Ansatz auf Basis von iiRDS

  • Content API auf Basis der REST-Architektur

  • Headless CDP, API-Driven Content Delivery

  • Facettensuche, Volltextsuche, auf Basis von Lucene

  • Nutzung von Beziehungswissen im und außerhalb des Portals

  • HTML5 und Responsive Design

Fazit und Ausblick

Der wesentliche Teil an der Lösung ist der headless CDP oder API-Driven Ansatz.

Dieser Ansatz ermöglicht zum einen die Umsetzung der GMP-Wissensportale. Er garantiert zum anderen auch Zukunftsfähigkeit.

  • So können die Inhalte, die aktuell im Portal verfügbar sind, in beliebige andere Portale mit integriert werden.

  • Ebenso wird es möglich, dass KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen die Inhalte direkt in ihr Intranet integrieren können, um für ihre AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen so einen direkten Zugang zu den notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

  • Mehr noch. Zukünftig kann man durch die lose Kopplung User-generated-content in die Dokumentation dynamisch integrieren.

    Oder man setzt um, dass KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen ihre eigene, auf sie zugeschnittene Dokumentation erhalten und Inhalte der Wissensportale in ihre eigene Dokumentation integrieren können.

    Wir reden hier von einer Integration als Referenz, die dafür sorgt, dass dieser eingefügte Inhalt sich automatisch aktualisiert, wenn es Neuerungen gibt.

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