Haufe X360 – Mit Machine Translation technische Dokumentation in der Sprache der Zielgruppe verfügbar machen

Wer ist Haufe X360 und worum geht es bei diesem Projekt?

Die Haufe Group ist eine Unternehmensgruppe mit Sitz in Freiburg im Breisgau. Sie ging aus dem 1951 von Rudolf Haufe gegründeten Verlag hervor. In den vergangenen Jahrzehnten wurden die klassischen Kernbereiche des anfänglich reinen Verlagsgeschäfts abgelöst und um digitale und webbasierte Services ergänzt.

Um eines der heutigen Kernprodukte, nämlich um das ERP-System Haufe X360, geht es in diesem Blogbeitrag. Genauer gesagt, um die Übersetzung der umfangreichen Dokumentation aus dem Englischen ins Deutsche.

Die Ausgangslage

Vor fünf Jahren schloss Haufe X360 einen Vertrag über die Lizenzierung der amerikanischen ERP-Lösung Acumatica ab. Acumatica ist die aktuell am stärksten wachsende Cloud-ERP-Lösung.

Acumatica ist mit seiner Lösung in verschiedenen Ländern vertreten. In diesen Ländern wird das System durch Partner betreut und für den jeweiligen Markt angepasst. Diese Anpassungen betreffen zum Beispiel besondere steuerliche Gegenheiten des jeweiligen Landes oder gehen auf lokale gesetzliche Vorgaben ein. Für den deutschsprachigen Markt tritt das System unter dem Namen Haufe X360 in Erscheinung.

Die Cloud-ERP-Lösung von Acumatica benötigt wie andere Produkte auch eine technische Dokumentation. Acumatica stellt den Partnern dafür den Gesamtbestand der technischen Dokumentation in englischer Sprache zur Verfügung.

Zahlen und Fakten zur Haufe X360 Dokumentation

• Die Dokumentation besteht aus einem Wiki, das in die Software integriert ist.

  Zusätzlich gibt es 47 User Guides und 76 Trainingsdokumente, die Acumatica seinen Partnern bereitstellt.

• Die Daten stehen als Download zur Verfügung. Es handelt sich um circa 40.000 Dateien in mehr als 600 Ordnern.

• Die Dateien liegen im Format DITA (Darwin Typing Architecture) vor.

• Das Übersetzungsvolumen beläuft sich auf etwa zwölf Millionen Wörter, die für den DACH-Bereich vom Englischen ins Deutsche übersetzt werden müssen.

Angesichts dieser großen Anzahl an Dokumenten fiel bei Haufe X360 schon zu einem frühen Zeitpunkt die Entscheidung, die Übersetzung ins Deutsche mit Hilfe von Machine Translation durchzuführen. Als Machine Translation Tool wird DeepL verwendet.

Publikationsumgebung für die technische Dokumentation

Die Publikationsumgebung, die den Partnern von Acumatica zur Verfügung gestellt wird, sieht so aus.

• Die Dokumentation wird im Format DITA-XML im Oxygen Editor erstellt.

  Oxygen ist eine Software zur Erstellung und Verwaltung von strukturierten Daten im XML-Format.

• Von diesem Tool aus werden auch die Publikationen gesteuert.

  Die Dokumentation wird als Wiki und als ein Set von PDF-Dateien publiziert.

Einführung eines automatischen Übersetzungsprozesses mit Machine Translation und c-rex.net-Datendiensten

Die ersten Übersetzungsversuche mit einer Kombination aus Machine Translation und dem Einsatz eines CAT-Tools führten zu schlechten Übersetzungsergebnissen. Hauptproblem bei diesem ersten Versuch war, dass die Übersetzung des Textes nicht mit der Übersetzung der Oberflächenbegriffe von Haufe X360 abgeglichen werden konnte.

In einem zweiten Anlauf wurde c-rex.net ins Boot geholt, um einen automatisierten, integrierten Prozess aufzusetzen.

Dieser neue Prozess lässt sich am besten mit folgenden Schlagworten beschreiben:

• integrierte Übersetzung

• ohne CAT-Tool

• mit regelbasierter Datenvorbereitung

• mit Machine Translation (DeepL)

• mit Einbindung von Terminologie

Und so könnte man den Prozess bildlich darstellen:

Integration in die bestehende Publishing-Umgebung bei Haufe X360

Die erste Anforderung, die wir umgesetzt haben, war die Integration des Übersetzungsprozesses in die bestehende Publikationsumgebung von Haufe X360.

Nochmal gedanklich kurz zurückgespult: technische Dokumentation wird als ein Set von DITA-Dateien in englischer Sprache zur Verfügung gestellt. Publikationsumgebung ist Oxygen. PDF-Output und Wiki-Output werden aus dieser Umgebung heraus erstellt.

Und genau in diese bestehende Umgebung haben wir den Übersetzungsprozess integriert.

Über c-rex ist bekannt, dass wir uns aufgrund unserer offenen Architektur und einer REST-API mit unseren Datendiensten in bestehende Umgebungen einklinken und nahtlos integrieren können.

Bei der Lösung, die wir für Haufe X360 entwickelt haben, läuft ein wesentlicher Teil über von c-rex entwickelte und angepasste Plug-ins der sogenannten DITA- Open-Toolkit-Umgebung von Oxygen ab.

Der Übersetzungsprozess wird auf Knopfdruck direkt im Editor ausgelöst. Im Screenshot sieht man ein Set an Dokumenten, das in einer Map organisiert ist.

Über die Auswahl „Haufe Translation“ starten die AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen den Übersetzungsprozess.

Im Hintergrund laufen hintereinandergeschaltete Prozesse, die hier im Schaubild grob dargestellt sind.

Die zu übersetzenden Daten werden gesammelt, gezippt und an unseren Datendienst DTS verschickt. Dort werden die DITA Dateien nach XLIFF konvertiert. Das ist ein spezielles Austauschformat für Übersetzungen.

Die Daten werden zur Übersetzung vorbereitet, mit dem Machine Translation Tool DeepL übersetzt und anschließend erneut zu einem deutschen DITA-Dokument zusammengebaut. Dieses Dokument wird in eine Map gepackt, damit die Publikationsprozesse als PDF und in das Wiki funktionieren.

Berücksichtigung von Terminologie im Übersetzungsprozess

Die zweite Anforderung, die Haufe an den neuen Prozess stellt, war das Thema Terminologie.

Es muss sichergestellt werden, dass in Texten, die durch Machine Translation übersetzt werden, die Begriffe, die in der Software Haufe X360 vorkommen, genau so übersetzt werden, wie sie in der Software heißen.

Da die Software in ihrer deutschen Version schon länger in Benutzung ist, sind viele Begriffe bereits im Gebrauch. Diese Begriffe sollen beim Einsatz von Machine Translation für die Übersetzung der Dokumentation verwendet und nicht neu und womöglich anders übersetzt werden.

Die Übereinstimmung von Oberflächentexten (GUI) und umgebendem Text war eine Herausforderung, die wir lösen konnten, indem wir dem Machine-Translation-Prozess die Terminologie mitgegeben haben.

Im Fall von Haufe X360 ist das eine Excel-Datei, die die Oberflächentexte enthält. Doch auch andere Formate, etwa Terminologie im tbx-Format, können eingebunden werden.

Wir fassen zusammen

Unter Berücksichtigung der Kosten und Zeitaufwände konnte nur durch den Einsatz von Machine Translation eine deutsche Übersetzung der Dokumentation zu Haufe X360 erstellt werden. Die NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen des ERP-Systems können nun auf das Haufe X360 Wiki und die entsprechenden Benutzerhandbücher in ihrer Landessprache zurückgreifen.

Zwei Punkte sollen hier besonders hervorgehoben werden.