Warum wir bei unserem Blog auf iiRDS und c-rex.net IDS setzen
Ausgangssituation
Bislang wurde unser Blog als statisches HTML aus DITA-Quellen generiert. Uns war klar, dass das lediglich eine Zwischenlösung darstellt.
Schon lange vor der Veröffentlichung einer neuen Version unseres Blogs haben wir uns darum gekümmert, unsere Datenstrukturen und vor allem die Metadaten in unserer Dokumentation und den Blog-Inhalten auf eine gute Basis zu stellen.
Unser Blog hatte bislang keine Suchfunktion. Mit Ausnahme von Querverweisen gab es auch keine Beziehungen zwischen den einzelnen Posts.
Metadaten und Beziehungen zwischen Inhalten, Produkten, Unternehmen oder sonstigen Beteiligten sind unserer Auffassung nach essentiell. Deshalb war klar, dass das Provisorium des statischen Blogs zukünftig durch iiRDS und c-rex.net IDS abgelöst werden würde.
Und diesen Schalter haben wir jetzt umgelegt: Das weltweit erste auf iiRDS basierende Blogsystem ist da!
Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum wir nicht Werkzeuge wie zum Beispiel Wordpress oder ähnliche Systeme verwenden, um unsere Blogbeiträge zu schreiben?
Natürlich ist das Erstellen eines Blogs mit klassischen Systemen auf den ersten Blick der einfachste Weg. Aber es gibt für uns eine Vielzahl von Gründen, warum wir einen anderen Ansatz gewählt haben.
(1) Keine Silos – vor allem keine externen
Würden wir zum Beispiel Wordpress einsetzen, dann als Cloud-Lösung. Unsere Inhalte lägen damit in der Cloud, in einem - zumindest im Detail - proprietären Datenformat.
Wenn man parallel zur Veröffentlichung im Blog etwas anderes mit seinen doch eher unstrukturierten Informationen machen möchte, würde das eine aufwändigere Datenkonvertierung bis hin zur komplexen Migration mit sich bringen.
Essentielle Daten halten wir jetzt, wenn überhaupt, nur als Kopie in der Cloud, um unsere Abhängigkeit zu Systemen zu reduzieren. Zudem setzen wir nach Möglichkeit auch bei unserer eigenen Datenhaltung auf verfügbare Standards.
Die grundlegenden Anforderungen sind demzufolge, dass die Inhalte bei uns in einem medienneutralen, standardisierten Format gesichert sind und damit Ausgaben - und das könnte auch eine Publikation nach Wordpress sein - immer reproduzierbar sind.
(2) Reproduzierbarer Inhalt
Wenn wir durch eine Publikation unsere Inhalte in die weite Welt schicken, wollen wir sicher sein, dass dieser publizierte Inhalt auch erneut per Knopfdruck veröffentlicht werden kann.
Eine Änderung an der Redaktionsumgebung, in der wir die Inhalte erstellen, darf nicht dazu führen, dass der Inhalt nochmal angefasst (migriert) werden muss.
Unser System wird sich weiterentwickeln. Vieles ist im aktuellen Stand noch nicht implementiert und wird nach und nach umgesetzt.
Mögliche neue Features hängen von den Metadaten ab.
Welche Änderungen für die Publikation noch kommen werden, wird sich zeigen. Ob zum Beispiel die jetzige Ausgabe mit den Gendertermen sich durchsetzt und erhalten bleibt, wird die Zukunft ergeben.
Wir haben versucht, unseren Datenbestand so anzulegen, dass dieser für die kommenden Anforderungen zur Publikation bereit ist.
(3) Single Source Publishing mit XML
Bestimmt lässt sich ein Single-Source-Konzept auch mit Wordpress umsetzen. Es ist ja erstmal eine Content Strategy.
Beispielsweise stellt Andreas Zettl für eine Ausgabe nach PDF auf Basis des Print-CSS Ansatzes ein Plugin für Wordpress zur Verfügung, welches Inhalte aus Wordpress als professionelles PDF ausgeben kann.
Das ist aber irgendwie nicht unsere Welt. Als XML-Geeks bevorzugen wir Workflows, die auf dem Single-Source-Ansatz auf Basis von XML - konkret DITA - basieren.
Und da wir schwerpunktmäßig im Bereich der technischen Dokumentation unterwegs sind, sind die Themen Automatisierung und Datenstrukturierung Teil unserer DNA. Die DNA, die es auch in der horizontalen Digitalisierung braucht.
Mit der Nutzung von XML erfüllen wir die ersten beiden Anforderungen: keine Silos entstehen lassen und Ausgaben jederzeit reproduzieren können.
(4) Beziehungen zwischen Inhalten
Beziehungen zwischen Inhalten sind mehr als Querverweise zwischen einzelnen Posts.
Es sind Metadaten, die Beziehungen zwischen internen und externen Ressourcen zur Laufzeit herstellen. Die Anforderungen gehen weit hinaus über das, was ein Standard-Web-CMS zur Verfügung stellt.
Auch das lässt sich sicherlich irgendwie dort implementieren, ist aber oft keine Standard-Funktionalität und muss über Drittplugins oder Eigenentwicklung gelöst werden.
Unsere Blogbeiträge handeln viel von uns als Unternehmen und von unseren Produkten. Da ist es nicht verwunderlich, dass unsere Blogbeiträge auch etwas mit Produktinformationen oder allgemeiner mit technischer Dokumentation zu tun haben.
Und was liegt hier näher als für Metadaten und Beziehungen von Inhalten und Produkten den zwischenzeitlich etablierten Standard iiRDS zu nutzen?
(5) Prozesse sind das A und O
Wenn wir unseren Blog als eine Art technische Dokumentation betrachten, ergeben sich direkt Anforderungen aus diesem Bereich.
Selbstverständlich zählt die Übersetzung dazu, aber auch die Qualitätssicherung über ein entsprechendes Terminologie-Management, valide und konsistente Datenstrukturen.
Hierfür hatten wir für die technische Dokumentation bereits entsprechende Prozesse aufgesetzt, die bei der Erstellung der Blogbeiträge ohne weiteres genutzt werden konnten und werden.
Damit stellen wir einen reibungslosen Ablauf per Knopfdruck sicher.
(6) Last but not Least
Und zu guter Letzt ist es uns wichtig, in unserem Berufsalltag die Prozesse zu leben, die wir in Projekten unseren Kunden empfehlen.
Deshalb ist es für uns selbstverständlich und gewinnbringend, unsere eigenen Systeme zu nutzen. Nichts ist besser für die Produktentwicklung als sein eigener Kunde zu sein.
Fazit
Wir müssen beginnen, uns im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen und Prozessen Gedanken über unseren Inhalt zu machen.
Content ist nicht erst seit heute bares Geld. Als kreativer Prozess wird uns auf absehbare Zeit auch keine künstliche Intelligenz unseren Inhalt erstellen.
Es wird also mühsam, zeitaufwendig und damit kostenintensiv bleiben, wertvollen Inhalt für unsere KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen und LeserLeserinnenLeser und LeserinnenLeser:innen bereitzustellen.
Deshalb müssen wir Silos auflösen und erst gar keine neue entstehen lassen.
Die Basis dafür ist ein wie auch immer geartetes Content Management System, in dem die Inhalte erstellt und verwaltet werden.
Sämtliche daraus resultierenden Ausgabeformate, sei es nun PDF oder iiRDS, müssen reproduzierbar generiert werden können.
Selbst wenn wir uns für die Bereitstellung von Inhalten für ein anderes System oder Ausgabeformat entscheiden, darf dies kein Grund mehr sein, unsere Inhalte anpassen oder gar migrieren zu müssen.
Aus alle diesen Gründen benötigen wir eine klare Strategie, wo und wie Inhalte erstellt werden.
Wir sehen, dass die Formatlandschaft gerade wächst. Mit ein Grund ist, dass Entwickler vermehrt Dokumentation schreiben, weshalb es gerade einen großen Hype um Markdown und entsprechende Derivate gibt.
Parallel dazu schreiben technische Redaktionen ihre Inhalte in Word, FrameMaker oder in XML Strukturen.
In unterschiedlichen Bereichen entsteht Inhalt auf Basis unterschiedlicher Systeme und Formate. Dies kann durchaus sinnvoll sein.
Das Vorgehen muss aber Teil der Content Strategie des Unternehmens werden, so dass klare Zuständigkeiten und Ausgabeprozesse definiert sind.
Nicht nur für die Publikation ist das relevant.
Vermehrt sehen wir, dass sich einmal etablierte Systeme gerade im Übersetzungsbereich auflösen, und jeder Bereich auch hier sein eigenes Ding macht.
Die Konsequenz daraus ist zwangsläufig eine schlechtere, weil meist ungeplante Qualität der Übersetzungen.
Die Technische Dokumentation hat all diese Prozesse rund um die Inhaltserstellung, Übersetzung und Publikation seit vielen Jahren im Griff.
Nutzen Sie dieses Wissen und integrieren andere Bereiche in diese ausgereiften und durchdachten Prozesse.
Wir helfen Ihnen gern dabei!