Portail de connaissances évolutif et à l'épreuve du temps. LeGMP-BERATER', un ouvrage de référence dans l'industrie pharmaceutique
Qui est la GMP-Verlag et en quoi consistait ce projet ?
GMP-Verlag Peither AG est une maison d'édition allemande spécialisée. Il est spécialisé dans les produits d'édition sur les bonnes pratiques de fabrication (GMP) pour les entreprises pharmaceutiques et leurs fournisseurs. Les portails de connaissances GMP-BERATER (en allemand) et GMP Compliance Adviser (en anglais) font partie des ouvrages de référence dans l'industrie pharmaceutique.
Consultez ici la structure du GMP-BERATER.
Dans le projet que nous présentons ici, il s'agissait de rendre les portails de connaissances GMP à l'épreuve du temps grâce à une nouvelle solution basée sur des technologies modernes.
De nouveaux cas d'utilisation, peut-être même encore inconnus aujourd'hui, doivent être rendus possibles grâce à une architecture de contenu flexible.
Les utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s des portails doivent être encore mieux soutenues qu'auparavant pour accéder aux contenus. Car c'est la fonctionnalité clé des portails de connaissances modernes, à savoir que les informations pertinentes peuvent être trouvées rapidement.
Les utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s des portails et leurs attentes
Mettons-nous à la place des utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s typiques. Vous avez besoin rapidement d'informations sur un sujet précis.
Comme le montre par exemple la vidéo de GMP-Verlag.
Comment la nouvelle technologie de portail basée sur c-rex.net aide-t-elle à trouver rapidement la bonne réponse ?
Nous vous le révélons d'emblée : grâce à une utilisation habile des métadonnées et à un traitement ciblé d'informations cohérentes. Les mots-clés sont ici 'utiliser les dépendances' et 'recherche contextuelle'.
Chercher et trouver
Trouver rapidement la bonne information est l'un des aspects centraux d'un portail de connaissances.
En plus de la simple indexation du contenu, nous avons réalisé des fonctions de recherche avancées pour GMP. On pourrait presque dire 'fonctions de recherche avancées' !
Ainsi, les contenus sont pondérés en fonction des métadonnées, c'est-à-dire d'un contexte concret. Cela garantit la pertinence dans les résultats de recherche.
Il peut s'agir d'un contexte prédéfini par la sélection de l'utilisateur ou d'un contexte implicite.
Des recherches implicites sont effectuées en arrière-plan, en fonction de ce que utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s sont en train de faire ou du rôle ou des licences qui leur sont attribués. Leurs résultats sont affichés s'ils correspondent à une action des utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s.
Un exemple ? Bien sûr !
Lorsque utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s ouvrent un chapitre concret, des informations supplémentaires telles que des annexes, des informations complémentaires ou des recommandations de produits en rapport avec ce chapitre s'affichent de manière dynamique via des méta-informations.
Vous l'avez peut-être vu brièvement dans la vidéo. Voici une autre capture d'écran pour illustrer ce point.
Les métadonnées et leur génération dans le processus de publication
Les métadonnées sont responsables du bon fonctionnement de la pondération de la recherche et de la prise en compte des informations contextuelles.
Maintenant, vous vous demandez peut-être comment les métadonnées sont obtenues ? Les rédacteursrédactricesrédacteurs et rédactricesrédacteur·rice·s doivent-elles saisir les métadonnées entièrement manuellement ?
Non, en grande partie. Il y a quelques métadonnées qui sont saisies lors de la création de contenu, par exemple qui est l'écrivainécrivaineécrivain et écrivaineécrivain·e d'un article. Cependant, de nombreuses métadonnées sont le résultat du processus de publication, qui est effectué avec les composants logiciels c-rex.net en quelques minutes après la validation des documents et qui comprend les étapes suivantes.
Le contenu est restructuré
Les contenus sont modularisés
Les contenus sont classés à l'aide de métadonnées
Le contenu est indexé en texte intégral
Les informations de licence sont attribuées
Les graphiques sont préparés
Les modules HTML sont générés
Toutes ces mesures permettent de préciser l'accès aux contenus et de fournir utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s des résultats adaptés. Et d'ailleurs : nous travaillons bien entendu selon le principe de la source unique. Les mêmes sources qui alimentent les portails en ligne sont également utilisées pour publier les éditions papier classiques.
En parlant de licence
Certaines parties du portail nécessitent une licence valide pour être accessibles. Actuellement, les licences sont attribuées au niveau du portail, mais à l'avenir, elles pourront être limitées de manière dédiée jusqu'aux chapitres et sous-chapitres.
Si utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s possèdent une licence pour le GMP-BERATER et/ou le conseiller en conformité BPF, elles ont accès à l'ensemble des contenus du portail concerné.
Deux options de licence différentes sont proposées aux clientsclientesclients et clientesclient·e·s de GMP : une licence personnelle ou une licence d'entreprise sous forme d'abonnement mensuel ou annuel.
Les licences sont gérées dans le système CRM de GMP et régulièrement comparées de manière automatisée avec la gestion des utilisateurs (c-rex.net Identity). Le système leader est le CRM.
Un modèle de licence étendu est en discussion comme prochaine étape d'extension. Il doit être possible d'obtenir une licence pour certains chapitres seulement, même pour une durée limitée.
Pour ce faire, une ou plusieurs validités de licence sont attribuées à des chapitres individuels et sont ensuite comparées aux licences attribuées de la gestion des utilisateurs lors de l'accès.
En outre, des portails supplémentaires basés sur Mediawiki doivent être reliés à l'administration des utilisateurs sous la forme d'un identifiant unique.
Ainsi, toutes les informations relatives aux clients et aux licences pour toutes les applications GMP sont gérées de manière centralisée dans le CRM et sont accessibles à toutes les applications via la gestion centrale des utilisateurs.
Le CRM est ainsi le point unique de vérité pour toutes les applications de GMP-Verlag et la gestion des utilisateurs ou la gestion intégrée des licences attribue les droits d'accès nécessaires de manière centralisée.
Plus de détails sur les propriétés standard et spéciales du portail de connaissances GMP
Certaines caractéristiques du portail sont venues quasiment d'elles-mêmes avec le passage aux composants logiciels c-rex, car elles sont des éléments standard de c-rex.net et aujourd'hui state-of-the-art.
Par exemple, le Responsive Design. L'affichage des contenus s'adapte au terminal sur lequel le portail est utilisé.
Ou l'édition de suggestions de recherche lorsque l'on tape un terme dans la fente de recherche.
Ajouter des chapitres aux favoris et les gérer, imprimer les chapitres ou les pages sélectionnés sont également deux fonctions qui font partie des standards de c-rex.net.
D'autres fonctions, centrées sur les utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s et leurs besoins, ont été programmées spécialement pour les GMP-Verlag. Parfois, ce ne sont que des détails, mais ils sont importants pour le groupe cible et adaptés à celui-ci.
Cela inclut l'affichage des résultats trouvés dans la table des matières.
L'utilité pour les utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s est ici de pouvoir naviguer rapidement vers les endroits pertinents et de pouvoir limiter l'ensemble des résultats à la partie pratique ou réglementaire.
Pour les sections Généralités, Connaissances pratiques des BPF et Règles des BPF, la table des matières indique le nombre total de résultats.
Derrière chaque nom de chapitre se trouve le nombre de résultats dans le chapitre en question.
En cliquant sur un chapitre, la répartition des occurrences dans les sous-chapitres correspondants s'affiche.
Les utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s du portail peuvent ainsi accéder directement au contenu dans le contexte souhaité via la structure familière des chapitres et limiter davantage les résultats de la recherche au niveau du chapitre ou du sous-chapitre.
La liste de résultats elle-même s'affiche dans la fenêtre de contenu principale. Il est possible d'y afficher un aperçu en cliquant sur l'œil ou d'ouvrir directement le chapitre.
Dans les chapitres, les résultats sont affichés en couleur. Des flèches permettent de passer d'un site à l'autre.
Dans la capture d'écran suivante, vous pouvez voir une autre fonction utile qui entre en jeu lors de la recherche. Nous appelons cette fonction'réponse rapide'.
Si une entrée de glossaire ou une abréviation est trouvée par le biais du terme de recherche, le contenu est directement affiché en haut de la liste de résultats sous forme de réponse mise en évidence.
Adapter l'affichage du contenu est une autre petite fonction que nous avons mise en place spécialement pour les GMP-Verlag afin d'améliorer l'expérience utilisateur.
utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s peuvent masquer l'en-tête et les éléments de navigation afin d'obtenir une zone de lecture plus large.
Les infobulles sont une fonction très pratique. Les termes du glossaire et de la liste des abréviations sont automatiquement tagués par c-rex.net.
Cela permet de mettre en évidence les occurrences de ces termes dans le texte. En cliquant sur le terme, le contenu du terme du glossaire ou de l'abréviation s'affiche de manière dynamique.
Création de contenu par la rédaction et les auteurs écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s
Regardons comment les contenus arrivent sur le portail. Pour le CONSEILLER GMP, cela se fait de deux manières différentes.
Considérons tout d'abord la création de contenu pour la partie pratique.
Dans ce domaine, la rédaction du collabore avec des auteurs écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s.
Ces écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s rédigent leurs articles dans MS Word. La communication entre écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s et la rédaction passe par le Word.
Une fois validée, la contribution est convertie de Word en FrameMaker structuré, puis en XML.
La situation n'est que légèrement différente en ce qui concerne la création de contenu pour la partie réglementaire.
La rédaction y recherche en permanence les mises à jour et les nouvelles directives qui concernent l'environnement GMP. Les fichiers finaux pour le téléchargement sont disponibles au format PDF.
Ces données PDF sont reprises dans le FrameMaker structuré, puis en XML.
Les règlements disponibles en anglais sont traduits par la rédaction spécialisée (et signalés comme traduction).
Dès que les nouveaux contenus sont prêts, ils sont transformés par notre service de conversion de données c-rex.net DTS, enrichis de métadonnées et publiés via l'API de contenu c-rex.net IDS.
En ligne et hors ligne
Les portails sont actuellement livrés sur un DVD ou peuvent être téléchargés à partir du site web. Ainsi, les clientsclientesclients et clientesclient·e·s ont également accès aux informations hors ligne si elles ne disposent pas d'Internet.
Pour ce faire, l'application en ligne est mise à disposition localement avec toutes ses fonctionnalités hors ligne.
Une technologie moderne en arrière-plan est synonyme d'évolutivité et de pérennité
Attention ! Voici maintenant quelques informations pour les nerds et les techies.
Ceux qui n'aiment pas ça n'ont qu'à passer à la section suivante.
L'évolutivité et la pérennité résultent de l'utilisation de standards (contenu et technologie) ainsi que de notre approche API basée sur l'architecture REST.
OAuth2/OpenID Connect pour le mécanisme de signature unique (SSO)
Approche Linked Data basée sur iiRDS
API de contenu basée sur l'architecture REST
CDP sans tête, livraison de contenu axée sur l'API
Recherche à facettes, recherche plein texte, sur la base de Lucene
Utilisation des dépendances dans et hors du portail
HTML5 et Responsive Design
Conclusion et perspectives
La partie essentielle de la solution est l'approcheAPI-driven CDP headless ou .
Cette approche permet d'une part de mettre en œuvre les portails de connaissances sur les BPF. D'autre part, il garantit également la pérennité.
Ainsi, les contenus actuellement disponibles sur le portail peuvent être intégrés dans n'importe quel autre portail.
De même, il est possible pour clientsclientesclients et clientesclient·e·s'intégrer les contenus directement dans leur Intranet d et de fournir ainsi à leurs utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s un accès direct aux informations nécessaires.
Plus encore. A l'avenir, le couplage lâche permettra d'intégrer de manière dynamique le contenu généré par l'utilisateur dans la documentation.
Ou bien on met en œuvre le fait que clientsclientesclients et clientesclient·e·sleur propre documentation, adaptée à leurs besoins reçoivent , et qu'elles puissent intégrer les contenus des portails de connaissances dans leur propre documentation.
Nous parlons ici d'une intégration en tant que référence, qui veille à ce que ce contenu inséré se mette automatiquement à jour lorsqu'il y a des nouveautés.