Smart dank Schnittstellen – Ein Plädoyer für verknüpfte und strukturierte Informationen

In diesem Blogbeitrag zeigen wir den Nutzen von Systemkommunikation und HMI (Human Machine Interfaces) – also Mensch-Maschine-Schnittstellen – für das Smart-Information-Management auf.

Das Bild zeigt eine Stadt in der Nacht. Hauptverkehrsstraßen sind hell erleuchtet. Grüne Punkte, die mit blauen Linien verbunden sind, zeigen Vernetzung an.

„Smart-Information ist für alle NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen zu jeder Zeit an jedem Ort für jeden Kontext verwertbar, ohne dass InformationslieferantenInformationslieferantinnenInformationslieferanten und InformationslieferantinnenInformationslieferant:innen das bei der Erstellung berücksichtigt haben.“ lautet das erklärte Ziel. Wie man dabei allen rechtlichen und normativen Vorgaben entspricht, haben wir im letzten Beitrag unserer Blogserie gesehen. Doch wie wird man dem Ziel der ständigen Verfügbarkeit von Informationen sowie ihrer sinnvollen Verknüpfung technologisch gesehen gerecht?

Wie und wo sammelt man Informationen – und viel wichtiger: wie findet man sie wieder? Viele Informationen liegen schon verstreut in verschiedenen IT-Systemen – wie verknüpft man diese?

Mit Technik zum Ziel

Wir wollen in diesem Beitrag den Nutzen von Systemkommunikation und HMI (Human Machine Interfaces) – also Mensch-Maschine-Schnittstellen – für das Smart-Information-Management aufzeigen und damit einen Lösungsansatz für die technische Umsetzung von Smart-Information skizzieren, den wir im Laufe dieser Blogserie später genauer betrachten werden.

Verfügbarkeit und Interpretation als Schlüssel

Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens., wusste schon Christoph Kolumbus. Auch wer naheliegendere Ziele als der berühmte Seefahrer anstrebt, kann auf verlässliche Informationen nicht verzichten. Zwei Dinge sind dafür unentbehrlich: die Verfügbarkeit und die Interpretation der Information. So gesehen war man sich bereits im 15. Jahrhundert der Bedeutung von Smart-Information bewusst.

Unstrukturierte Informationssilos

Schauen wir uns heute in der Technischen Dokumentation um, sehen wir, dass der Wunsch nach der richtigen Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort oft so groß wie unerfüllt ist. Vielfach bleibt diese in autarken Informationssilos einzelner IT-Systeme verborgen. Ein weiteres Problem, das nicht nur die #techcomm-Welt betrifft: 80-90% aller digitalen Informationen sind unstrukturiert, enthalten aber oftmals einen Großteil relevanter Informationen, wie bereits in verschiedenen anderen Blogs thematisiert. Woher soll man nun wissen, welche Informationen wo liegen, welche Daten sie enthalten oder welchen Nutzen sie haben?

Nutzen von Informationen

Auch dieses Dilemma ist nicht neu und wurde schon vom Sherlock-Holmes-Schöpfer Sir Arthur Conan Doyle erkannt: Gute Informationen sind schwer zu bekommen. Noch schwerer ist es, mit ihnen etwas anzufangen. Dem werden wohl auch alle ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen zustimmen, die beispielsweise im Fertigungsbetrieb eines großen Anlagenbauers einen Fehler an einer Produktionsmaschine beheben soll. Wo finden sich die Informationen und woran erkennt man ihren Nutzen für den vorliegenden Fehler?

Finden statt suchen

Im Idealfall muss man danach gar nicht suchen, sondern findet sie umgehend auf seinem Smartphone, wahlweise Tablet. Neben einer genauen Fehlerbeschreibung bekommt man auf seinem mobilen Endgerät auch mögliche Lösungen sowie gegebenenfalls benötigte Werkzeuge und/oder Ersatzteile angezeigt. Wie das geht? Ganz einfach: Die betroffene Maschine registriert den Fehler und meldet ihn an eine Cloud. Diese beherbergt nicht nur Maschinen-Daten, sondern ebenfalls alle verfügbare Produktdokumentation wie Wartungspläne oder Bedienungsanleitungen. Außerdem enthält die Cloud Informationen zur Arbeitsplanung des Servicepersonals. Alle zum gemeldeten Fehler relevanten Daten werden in der Cloud gesammelt und ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen, die aktuell verfügbar sind, erhalten per Push-Benachrichtigung den Arbeitsauftrag auf ihr Endgerät gesendet.

Verknüpfte Informationen

Das beschriebene Szenario muss keine Zukunftsmusik sein, wenn das Unternehmen, für das unsere ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen arbeiten, die Informationen der vielen getrennten Datensilos mithilfe von Datendiensten und Schnittstellen zu einer großen Informations-Cloud verknüpft hat. Beispiele für solche voneinander unabhängigen Silos können sein: Maschinensteuerungen, ERP-Systeme, Content-Management-Systeme, Kunden- und Serviceportale. Dennoch: allein mit der zentralen Datenablage in einer Cloud ist es nicht getan.

Metadaten und Kommunikation als Voraussetzung

Eine große Datensammlung in der Cloud macht noch keine verknüpfte Information. Smart oder intelligent wird das Ganze erst mit strukturierten Daten nebst Metadaten sowie durch Systemkommunikation. Wie sollen Informationen verknüpft werden, deren Kontext, Produktzugehörigkeit oder Gültigkeit gar nicht bekannt ist? Wie sollen ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen zum Fehler passende Informationen erhalten, wenn die Maschinensteuerung nicht mit dem Serviceportal, das ERP-System nicht mit dem CMS und das Serviceportal wiederum nicht mit dem Endgerät kommunizieren?

Zum Ziel mit Mensch-Maschine-Schnittstellen

Mithilfe von Schnittstellen und ihren zugehörigen Datendiensten ist es möglich, diverse im Unternehmen verfügbare Informationen so aufzubereiten, dass diese sowohl für den Menschen als auch für eine Maschine verständlich sind. Daten können mit einer Struktur sowie verschiedenen Metadaten ausgezeichnet werden, sodass der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen möglich ist und im Idealfall Maschinen (oder andere IT-Systeme) eigenständig die benötigten Informationen ermitteln und ggf. sogar selbst weiterverarbeiten können – wie im Beispiel der ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen, denen vollautomatisiert alle zur Fehlermeldung passenden Informationen als Push-Nachricht bereitgestellt werden.

Kommunikation mit System

Smart Information ist im Wesentlichen nichts anderes als Kommunikation. Und Kommunikation, so lernen Technische RedakteureTechnische RedakteurinnenTechnische Redakteure und Technische RedakteurinnenTechnische Redakteur:innen im Grundstudium, ist die Koordination von Handlungen mit anderen. Wie macht man das nun auf smarte Art und Weise? Niccolò Machiavelli schlug einmal vor: Wer will, dass ihm die anderen sagen, was sie wissen, der muss ihnen sagen, was er selbst weiß. Das beste Mittel, Informationen zu erhalten, ist, Informationen zu geben. Er beschreibt damit den Kern verknüpfter Information: alle Informationsträger müssen Informationen sowohl senden als auch empfangen. Damit ein solcher Austausch funktioniert und Smart-Information überhaupt erst möglich wird, sind Schnittstellen zwischen den verschiedenen Informationssystemen unerlässlich.

Und weiter?

Man braucht also Sender, Empfänger und eine Schnittstelle und fertig ist das Smart-Information-Management? Fast. Einige weitere Aspekte müssen im Detail betrachtet werden, um Informationen jederzeit an jedem Ort und zu jedem Kontext passend verfügbar zu machen. Dazu gehören Themen wie definierte Austauschformate, Umgang mit unstrukturierten Daten, Datenablage in der Cloud und mehr. Diese wollen wir im Rahmen dieser Blogserie gemeinsam mit den Kollegen aus verschiedensten Perspektiven betrachten und freuen uns dabei über Fragen und Anregungen – womöglich für einen neuen Blogbeitrag?!