Schneider Electric – Challenge zur Datenmigration gemeistert

Wer ist Schneider Electric und worum ging es bei diesem Projekt?

Schneider Electric ist ein global operierendes Unternehmen, das führend in der digitalen Transformation von Energiemanagement und Automatisierung ist. Der Konzern wurde 2021 das vierte Jahr in Folge von Fortune zu einem der World's Most Admired Companies ernannt.

Seit 2016 ist c-rex.net in verschiedenen Projekten für Schneider Electric tätig.

Das Projekt, von dem wir hier berichten, wurde von der Schneider Electric Automation GmbH in Deutschland beauftragt, wo sich alles um High-Performance-Automatisierungslösungen für den Maschinenbau dreht.

Die technische Dokumentation der Produkte wurde seit 1999, also seit mehr als 20 Jahren, mit einem XML-basierten Content-Management-System erstellt, der TC Toolbox von Ovidius.

Für die Erstellung und Publikation von PDF-Dateien, HTML5 und Hilfedateien wurde Adobe FrameMaker eingesetzt.

Da der Hersteller das System abkündigte, sollte eine Umstellung auf das im Konzern Schneider Electric als Unternehmensstandard gesetzte MOTIF erfolgen.

Es wurden über 1.600 Handbücher in der Ausgangssprache migriert. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, auch die bestehenden Übersetzungen zu migrieren und die Beziehungen zwischen den topics und Grafiken der Ausgangs- und Zielsprache herzustellen. Insgesamt haben wir 6.434 Handbücher migriert., fasst Silke Köhler, Process Manager for Technical Publication and Translation bei Schneider Electric und Projektleiterin des Migrationsprojekts zusammen.Insgesamt umfasste die Migration 3.570.652 Objekte (Topics, Grafiken).

Das alte und das neue System zur Erstellung, Verwaltung und Publikation der Technischen Dokumentation

Das Ausgangssystem, die TC Toolbox (TCT)

• In diesem XML-basierten Redaktionssystem wurde die Dokumentation modulbasiert erstellt.

• Die Dokumentstruktur ergab sich aus einer benutzerdefinierten Document Type Definition (DTD) namens Mapdoc.

• Das Datenbankmodell basierte auf einer proprietären Struktur, die vom Redaktionssystem vorgegeben war.

• Wiederverwendung spielte in dieser Systemkonstellation eine große Rolle.

Das Zielsystem: MOTIF

• MOTIF ist der Name der Systemumgebung, die Schneider Electric konzernweit einsetzt, um technische Dokumentation zu erstellen und veröffentlichen.

• MOTIF basiert auf DITA (Darwin Information Typing Architecture).

• MOTIF umfasst mehrere Inhaltserstellungs- und verwaltungstools von PTC, darunter Arbortext Editor und Windchill.

So weit, so gut!

Aufgabenstellung, Zahlen und Fakten

Die Aufgabenstellung scheint auf den ersten Blick trivial: Alle Inhalte müssen aus TCT extrahiert, nach DITA konvertiert und für den Import in MOTIF vorbereitet werden.

Aber wenn man sich vor Augen führt, mit welchen Datenmengen in welcher Komplexität wir es tun hatten, verstehen Sie, warum wir bei diesem Projekt von einer Challenge sprechen.

Im Wesentlichen waren es folgende Punkte, die uns herausgefordert haben.

• Herausforderung 1: riesiger Datenbestand

  Es handelt sich um über drei Millionen Informationsobjekte über Jahre erstellt und gewachsen.

  Die zu migrierenden Daten sind das Ergebnis einer mehr als zwanzigjährigen Entwicklungszeit, in der verschiedenste Systemupdates zu einer ständigen Verbesserung und Verfeinerung der Inhalte geführt haben.

• Über 1.600 Handbücher in der Quellsprache wurden von einem System in ein anderes System übernommen. Inklusive der bis zu 13 Fremdsprachen sprechen wir hier von insgesamt 6.434 Handbüchern!

  

• Herausforderung 2: Ausfallzeiten minimieren

  Die Migration durfte den Produktivbetrieb möglichst wenig beeinträchtigen.

  Die Produkte wurden parallel weiterentwickelt. Zu jedem Zeitpunkt der Migration wurden auch neue Produktbeschreibungen und weiterer Inhalt erstellt und publiziert.

  Deshalb wurde ein Konzept und ein Migrationsplan benötigt, um Ausfallzeiten gering zu halten. Der Datenbestand konnte somit nicht auf einmal migriert werden.

  Und so hat jeder Geschäftsbereich einen Plan ausgearbeitet, welche Daten zu welchem Zeitpunkt migriert werden sollten. Dabei mussten auch laufenden Übersetzungen abgeschlossen sein um diese ebenfalls migrieren zu können. Der Migrationszeitpunkt konnte sich so an Release-Zyklen und Publikationsterminen der einzelnen Geschäftsbereiche orientieren und diese berücksichtigen.

• Herausforderung 3: Wiederverwendung beibehalten

  Im alten System spielte Wiederverwendung eine große Rolle. Diese sollte so weit wie möglich erhalten bleiben und zwar für die Ausgangssprache und alle Zielsprachen, zumal eine der Stärken des Dateiformats in MOTIF, nämlich DITA, das Konzept der Wiederverwendung ist.

  Das Problem, das gelöst werden musste, waren die individuellen Migrationstermine für jedes Handbuch und die Wiederverwendung von Informationsobjekten in Handbüchern mit verschiedenen Migrationsterminen.

  Die Lösung war die Zusammenfassung von Handbücher mit gemeinsammen Fragmenten in Migrations-Batches. Dadurch konnte die Wiederverwendung eines großen Teils der Informationsobjekte ins neue System übertragen werden.

  Für Informationen, die in verschiedenen Versionen in den zu migrierenden Handbüchern verwendet wurden, ging die Wiederverwendung leider verloren und musste im neuen System wiederhergestellt werden.

• Herausforderung 4: Ausgabekanäle beibehalten

  Das Zielsystem MOTIF unterstützt die etablierten Ausgabewege HTML5 und CHM nicht so wie das alte System. Die Kontextsensitivität in den publizierten Hilfedateien wäre verloren gegangen. Das konnte auf keinen Fall akzeptiert werden.

  Deshalb mussten für MOTIF die Publikationsstrecken nach HTML5 und CHM wieder so zur Verfügung gestellt werden, dass die grundlegende Anforderung hinsichtlicher kontextsensitiver Hilfe erfüllt werden konnte.

• Herausforderung 5: Zielsystem unterstützt nur DITA im Standard ohne Spezialisierung

  Das bedeutete, dass die Custom XML Struktur so wiederhergestellt werden musste, dass die grundlegenden Features aus dem alten System weiterhin verfügbar sind, ohne DITA dafür spezialisieren zu können. Die in TCT über semantische Strukturen ausgezeichneten Inhalte mussten in Strukturen überführt werden, die das in der DITA-Umgebung adäquat abbilden konnten.

• Herausforderung 7: Der Zeitrahmen mit 5 Monaten Entwicklungszeit und 6 Monaten Migration

  Hinzu kam der vorgegebene Zeitrahmen. Mit Projektstart im Februar 2020 blieben uns fünf Monate für die Planung und Entwicklung einer stabilen Migrationsumgebung. Start der eigentlichen Migration, die wir bis zum Abschluss im Dezember 2020 begleitet haben, war für Juli 2020 festgesetzt.

Schritt für Schritt ins neue System

Und so sah der Konvertierungsprozess aus.

Die Basistechnologie für die Abarbeitung der Teilaufgaben für die Übernahme ist unsere Konvertierungsumgebung c-rex.net DTS.

Wir haben wie im Bild dargestellt eine Conversion Pipeline konfiguriert und so Schritt für Schritt die geforderten Ziele erreicht.

XML-Technologien, DITA und weitere Standards bildeten dabei die Basis.

Migrations-Batch für Migrations-Batch haben wir so die Dokumente konvertiert, die Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen wiederhergestellt, externe Ressourcen für die Weiterarbeit in der neuen Umgebung bereitgestellt.

Für die Publikation nach HTML5 und CHM mit Unterstützung von kontextsensitivem Zugriff auf die Inhalte wird im Produktivbetrieb Adobe FrameMaker 2020 eingesetzt, den wir für die speziellen Anforderungen von Schneider Electric angepasst, erweitert und automatisiert haben.

Fazit

Eine zunächst einigermaßen banal erscheinende Aufgabe, nämlich die Übernahme von Daten eines auf dem Standard XML basierenden Systems in ein anderes auf XML basierendes System, zeigte sich im Detail als große Herausforderung.

Angesichts der enormen Menge an Daten, die in mehr als 20-jähriger Bearbeitungszeit entstanden sind, ist eine sorgfältige Planung und die Entscheidung wichtig, was in welcher Tiefe migriert werden soll.

Wir haben es geschafft, das Projekt sowohl innerhalb des vorgegebenen Terminplans als auch innerhalb des verfügbaren Budgets durchzuführen und pünktlich zum Ende des Jahres 2020 abzuschließen.

Entscheidend für den Erfolg des Projekts war auch die kooperative und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen c-rex.net und Schneider Electric.

Die Technologie, die in unserer Software c-rex.net DTS steckt, sowie unsere Erfahrung mit Prozessautomatisierung und Migration bildeten eine gute Basis, ein Projekt in diesen Dimensionen zu bewältigen und innerhalb weniger Monate eine stabile Umgebung zu konzipieren und zu konfiguieren, in der die Übernahme der Daten in das neue System MOTIF wie geplant gelingen konnte.

c-rex.net hat die Umsetzung dieses Schneider Electric sehr wichtigen Projektes möglich gemacht. Alle Termine und vereinbarten Kosten wurden eingehalten, was bei einem Projekt dieser Größe leider nicht selbstverständlich ist. c-rex.net war ein sehr kooperativer Partner und hat auf kurzfristige Änderungwünsche immer flexibel reagiert., resumiert Kundenprojektleiterin Silke Köhler.

Diese gute Zusammenarbeit findet sicherlich in weiteren Projekten eine Fortsetzung. Wir freuen uns darauf und halten Sie, liebe LeserLeserinnenLeser und LeserinnenLeser:innen, auf dem Laufenden.