Schneider Electric - Wyzwanie migracji danych opanowane

Kim jest Schneider Electric i czego dotyczył ten projekt?

Schneider Electric to globalna firma będąca liderem cyfrowej transformacji zarządzania energią i automatyzacji. Grupa została uznana za jedną z World's Most Admired Companies przez Fortune w 2021 roku czwarty rok z rzędu.

Od 2016 roku c-rex.net jest zaangażowany w różne projekty dla Schneider Electric.

Projekt, o którym tutaj piszemy, został zlecony przez Schneider Electric Automation GmbH w Niemczech, gdzie wszystko kręci się wokół wysokowydajnych rozwiązań automatyki dla inżynierii mechanicznej.

Od 1999 roku, czyli od ponad 20 lat, dokumentacja techniczna produktów jest tworzona za pomocą systemu zarządzania treścią opartego na XML, TC Toolbox firmy Ovidius.

Adobe FrameMaker został wykorzystany do tworzenia i publikowania plików PDF, HTML5 i plików pomocy.

Ponieważ producent zaprzestał produkcji systemu, miało nastąpić przejście na MOTIF, który jest standardem firmowym w grupie Schneider Electric Electric.

Zmigrowano ponad 1600 podręczników w języku źródłowym. Jednym z największych wyzwań była również migracja istniejących tłumaczeń i ustalenie relacji między topics i grafikami w języku źródłowym i docelowym. Dokonaliśmy migracji łącznie 6 434 podręczników" - podsumowuje Silke Köhler, Process Manager for Technical Publication and Translation w Schneider Electric Electric oraz kierownik projektu migracji. Łącznie migracja objęła 3 570 652 obiekty (Topics, grafiki).

Stary i nowy system tworzenia, zarządzania i publikowania dokumentacji technicznej

Początkowy system, TC Toolbox (TCT)

• W tym systemie redakcyjnym opartym na XML dokumentacja była tworzona modułowo.

• Struktura dokumentu wynika z niestandardowej Document Type Definition (DTD) o nazwie Mapdoc.

• Model bazy danych opierał się na zastrzeżonej strukturze określonej przez system redakcyjny.

• Ponowne wykorzystanie odegrało główną rolę w tej konstelacji systemów.

System docelowy: MOTIF

• MOTIF to nazwa środowiska systemowego, którego Schneider Electric używa w całej grupie do tworzenia i publikowania dokumentacji technicznej.

• MOTIF jest oparty na DITA(Darwin Information Typing Architecture).

• MOTIF zawiera kilka narzędzi PTC do tworzenia i zarządzania treścią, w tym Arbortext Editor i Windchill.

Jak dotąd, bardzo dobrze!

Zadanie, fakty i liczby

Na pierwszy rzut oka zadanie wydaje się banalne: Cała zawartość musi zostać wyodrębniona z TCT, przekonwertowana na DITA i przygotowana do importu do MOTIF.

Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę ilość i złożoność danych, z którymi mieliśmy do czynienia, zrozumiemy, dlaczego nazywamy ten projekt wyzwaniem.

Zasadniczo wyzwanie stanowiły następujące punkty.

• Wyzwanie 1: Ogromna pula danych

  To ponad trzy miliony obiektów informacyjnych tworzonych i rozwijanych przez lata.

  Dane, które mają zostać zmigrowane, są wynikiem ponad dwudziestu lat rozwoju, podczas których różne aktualizacje systemu prowadziły do ciągłego ulepszania i udoskonalania treści.

• Ponad 1600 podręczników w języku źródłowym zostało przeniesionych z jednego systemu do drugiego. Łącznie z 13 językami obcymi mówimy o 6 434 podręcznikach!

  

• Wyzwanie 2: Minimalizacja przestojów

  Migracja miała mieć jak najmniejszy wpływ na operacje produkcyjne.

  Produkty były dalej rozwijane równolegle. Na każdym etapie migracji tworzone i publikowane były również nowe opisy produktów i inne treści.

  Dlatego potrzebna była koncepcja i plan migracji, aby ograniczyć przestoje. Zasoby danych nie mogły być zatem migrowane jednocześnie.

  Tak więc każdy obszar biznesowy opracował plan tego, jakie dane powinny zostać zmigrowane i kiedy. Konieczne było również ukończenie trwających tłumaczeń, aby móc je zmigrować. Data migracji może być zatem zorientowana i uwzględniać cykle wydawnicze i daty publikacji poszczególnych obszarów biznesowych.

• Wyzwanie 3: Utrzymanie ponownego użycia

  W starym systemie ponowne użycie odgrywało dużą rolę. Powinno to być zachowane tak dalece, jak to możliwe, dla języka źródłowego i wszystkich języków docelowych, zwłaszcza że jedną z mocnych stron formatu pliku w MOTIF, a mianowicie DITA, jest koncepcja ponownego wykorzystania.

  Problemem, który należało rozwiązać, były indywidualne daty migracji dla każdego podręcznika oraz ponowne wykorzystanie obiektów informacyjnych w podręcznikach o różnych datach migracji.

  Rozwiązaniem było połączenie podręczników ze wspólnymi fragmentami w partie migracyjne. Pozwoliło to na ponowne wykorzystanie dużej części obiektów informacyjnych, które miały zostać przeniesione do nowego systemu.

  W przypadku informacji używanych w różnych wersjach w podręcznikach, które mają zostać zmigrowane, ponowne użycie zostało niestety utracone i musiało zostać przywrócone w nowym systemie.

• Wyzwanie 4: Utrzymanie kanałów wyjściowych

  System docelowy MOTIF nie obsługuje ustalonych ścieżek wyjściowych HTML5 i CHM w taki sam sposób, jak stary system. Czułość kontekstowa w opublikowanych plikach pomocy zostałaby utracona. W żadnym wypadku nie można tego zaakceptować.

  Dlatego w przypadku MOTIF sekcje publikacji musiały zostać ponownie udostępnione zgodnie z HTML5 i CHM w taki sposób, aby można było spełnić podstawowe wymagania dotyczące pomocy kontekstowej.

• Wyzwanie 5: System docelowy obsługuje tylko DITA w standardzie bez specjalizacji

  Oznaczało to, że niestandardowaXML struktura musiała zostać przywrócona w taki sposób, aby podstawowe funkcje starego systemu były nadal dostępne bez możliwości wyspecjalizowania dla niego DITA. Treść wyróżniona w TCT za pomocą struktur semantycznych musiała zostać przeniesiona do struktur, które mogłyby odpowiednio odwzorować ją w środowisku DITA.

• Wyzwanie 7: Ramy czasowe z 5-miesięcznym czasem rozwoju i 6-miesięcznym czasem migracji

  Do tego dochodzą podane ramy czasowe. Ponieważ projekt rozpoczął się w lutym 2020 r., mieliśmy pięć miesięcy na zaplanowanie i opracowanie stabilnego środowiska migracji. Początek faktycznej migracji, której towarzyszyliśmy aż do jej zakończenia w grudniu 2020 r., został wyznaczony na lipiec 2020 r.

Krok po kroku do nowego systemu

A tak wyglądał proces konwersji.

Podstawową technologią przetwarzania podzadań transferu jest nasze środowisko konwersji c-rex.net DTS.

Skonfigurowaliśmy Conversion Pipeline, jak pokazano na obrazku, i w ten sposób krok po kroku osiągnęliśmy wymagane cele.

Technologie XML, DITA i inne standardy stanowiły tego podstawę.

Partia migracji po partii migracji konwertowaliśmy w ten sposób dokumenty, przywracaliśmy relacje między poszczególnymi elementami, udostępnialiśmy zasoby zewnętrzne do dalszej pracy w nowym środowisku.

Do publikacji zgodnie z HTML5 i CHM z obsługą kontekstowego dostępu do treści, Adobe FrameMaker 2020 jest używany w pracy produkcyjnej, którą dostosowaliśmy, rozszerzyliśmy i zautomatyzowaliśmy do specjalnych wymagań Schneider Electric Electric.

Wnioski

Zadanie, które początkowo wydawało się dość banalne, a mianowicie przeniesienie danych z systemu opartego na standardzie XML do innego systemu opartego na XML, w szczegółach okazało się wielkim wyzwaniem.

Biorąc pod uwagę ogromną ilość danych, które zostały utworzone w ciągu ponad 20 lat przetwarzania, ważne jest staranne planowanie i podejmowanie decyzji o tym, co migrować i na jaką głębokość.

Udało nam się ukończyć projekt zarówno zgodnie z harmonogramem, jak i w ramach dostępnego budżetu, a także na czas do końca 2020 roku.

Współpraca oparta na partnerstwie pomiędzy c-rex.net i Schneider Electric Electric była również decydująca dla sukcesu projektu.

Technologia zawarta w naszym oprogramowaniu c-rex.net DTS oraz nasze doświadczenie w automatyzacji procesów i migracji stanowiły dobrą podstawę do zarządzania projektem o takich rozmiarach oraz zaprojektowania i skonfigurowania stabilnego środowiska w ciągu kilku miesięcy, w którym transfer danych do nowego systemu MOTIF mógł zakończyć się zgodnie z planem.

c-rex.net umożliwił realizację tego bardzo ważnego projektu Schneider Electric Electric. Wszystkie terminy i uzgodnione koszty zostały dotrzymane, co niestety nie może być brane za pewnik w projekcie tej wielkości. c-rex.net był bardzo chętnym do współpracy partnerem i zawsze elastycznie reagował na prośby o zmiany w krótkim czasie", podsumowuje kierownik projektu klienta Silke Köhler.

Ta dobra współpraca z pewnością będzie kontynuowana przy kolejnych projektach. Czekamy z niecierpliwością i będziemy informować Was, drodzy czytelników, na bieżąco.