Schneider Electric - Le défi de la migration des données a été relevé
Qui est Schneider Electric et en quoi consistait ce projet ?
Schneider Electric est une entreprise mondiale, leader dans la transformation numérique de la gestion de l'énergie et de l'automatisation. En 2021, le groupe a été désigné par Fortune comme l'une des World's Most Admired Companies pour la quatrième année consécutive.
Depuis 2016, c-rex.net travaille sur différents projets pour Schneider Electric.
Le projet dont nous parlons ici a été commandé par Schneider Electric Automation GmbH en Allemagne, où tout tourne autour des solutions d'automatisation haute performance pour la construction mécanique.
La documentation technique des produits a été créée depuis 1999, c'est-à-dire depuis plus de 20 ans, à l'aide d'un système de gestion de contenu basé sur XML, le TC Toolbox d'Ovidius.
Adobe FrameMaker a été utilisé pour la création et la publication de fichiers PDF, HTML5 et d'aide.
Le fabricant ayant annoncé la fin du système, il fallait passer au MOTIF, le standard d'entreprise du groupe Schneider Electric.
Plus de 1 600 manuels ont été migrés dans la langue source. L'un des principaux défis a été de migrer également les traductions existantes et d'établir des relations entre les topics et les graphiques de la langue source et de la langue cible. Au total, nous avons migré 6 434 manuels
", résume Silke Köhler, Process Manager for Technical Publication and Translation chez Schneider Electric et chef de projet du projet de migration.Au total, la migration a porté sur 3 570 652 objets (Topics, graphiques).
L'ancien et le nouveau système de création, de gestion et de publication de la documentation technique
Le système de départ, la TC TC Toolbox (TCT)
Dans ce système de rédaction basé sur XML, la documentation a été créée sur la base de modules.
La structure du document résultait d'une définition de Document Type Definition (DTD) définie par l'utilisateur et appelée Mapdoc.
Le modèle de base de données était basé sur une structure propriétaire imposée par le système éditorial.
La réutilisation a joué un rôle important dans cette constellation de systèmes.
Le système cible: MOTIF
MOTIF est le nom de l'environnement système que Schneider Electric utilise dans tout le groupe pour créer et publier la documentation technique.
MOTIF est basé sur DITA(Darwin Information Typing Architecture).
MOTIF comprend plusieurs outils de création et de gestion de contenu de PTC, notamment Arbortext Editor et Windchill.
Jusqu'ici, tout va bien !
Mission, faits et chiffres
A première vue, l'énoncé de la tâche semble trivial : Tous les contenus doivent être extraits de TCT, convertis en DITA et préparés pour l'importation dans MOTIF.
Mais si vous considérez le volume de données et la complexité auxquels nous avons été confrontés, vous comprendrez pourquoi nous parlons de défi pour ce projet.
Défi n°1 : une énorme base de données
Il s'agit de plus de trois millions d'objets d'information créés et développés au fil des années.
Les données à migrer sont le résultat de plus de vingt ans de développement, au cours desquels les mises à jour les plus diverses du système ont permis d'améliorer et d'affiner constamment les contenus.
Plus de 1.600 manuels dans la langue source ont été transférés d'un système à un autre. En incluant jusqu'à 13 langues étrangères, nous parlons ici d'un total de 6.434 manuels !
Défi 2 : Minimiser les temps d'arrêt
La migration devait avoir le moins d'impact possible sur l'exploitation productive.
Les produits ont été développés en parallèle. A chaque étape de la migration, de nouvelles descriptions de produits et d'autres contenus ont également été créés et publiés.
Un concept et un plan de migration étaient donc nécessaires pour limiter les temps d'arrêt. Le stock de données ne pouvait donc pas être migré en une seule fois.
Et c'est ainsi que chaque division a élaboré un plan pour déterminer quelles données devaient être migrées et à quel moment. Les traductions en cours devaient également être terminées afin de pouvoir également les migrer. Le moment de la migration a ainsi pu s'orienter vers les cycles de release et les dates de publication des différents secteurs d'activité et en tenir compte.
Défi 3 : Conserver la réutilisation
Dans l'ancien système, la réutilisation jouait un rôle important. Celle-ci devrait être préservée autant que possible et ce, pour la langue source et toutes les langues cibles, d'autant plus que l'un des points forts du format de fichier en MOTIF, à savoir DITA, est le concept de réutilisation.
Le problème à résoudre était les dates de migration individuelles pour chaque manuel et la réutilisation d'objets d'information dans des manuels ayant des dates de migration différentes.
La solution consistait à regrouper les manuels contenant des fragments communs dans des lots de migration. La réutilisation d'une grande partie des objets d'information a ainsi pu être transférée dans le nouveau système.
Pour les informations utilisées dans différentes versions dans les manuels à migrer, la réutilisation a malheureusement été perdue et a dû être restaurée dans le nouveau système.
Défi 4 : Conserver les canaux de sortie
Le système cible MOTIF ne supporte pas les modes de sortie établis HTML5 et CHM comme l'ancien système. La sensibilité au contexte dans les fichiers d'aide publiés aurait été perdue. Cela ne pouvait en aucun cas être accepté.
C'est pourquoi, pour le MOTIF, il a fallu remettre à disposition les parcours de publication selon HTML5 et CHM de manière à ce que l'exigence de base concernant l'aide contextuelle puisse être remplie.
Défi 5 : Le système cible ne supporte que DITA en standard, sans spécialisation
Cela signifiait que la structure Custom XML devait être restaurée de manière à ce que les fonctionnalités de base de l'ancien système soient toujours disponibles, sans pouvoir spécialiser DITA pour cela. Les contenus distingués dans TCT par des structures sémantiques devaient être convertis en structures capables de représenter cela de manière adéquate dans l'environnement DITA.
Défi 7 : Le calendrier avec 5 mois de développement et 6 mois de migration
A cela s'ajoutait le délai imposé. Le projet ayant débuté en février 2020, il nous restait cinq mois pour planifier et développer un environnement de migration stable. Le début de la migration proprement dite, que nous avons accompagnée jusqu'à son achèvement en décembre 2020, était fixé à juillet 2020.
En substance, les points suivants nous ont mis au défi.
Pas à pas vers le nouveau système
Le projet de migration a été divisé en trois parties :
Migration des documents de l'ancien système vers le nouveau
Migration de la DTD Schneider ElectricMapdoc) vers DITA
Élaboration du concept de mise en œuvre
Migration des métadonnées SQL de l'ancien système vers le nouveau
Qu'est-ce que la langue source, qu'est-ce que la langue cible et comment les relations peuvent-elles être représentées et migrées ?
Exportation d'autres données qui ne sont pas reprises dans le système cible
Exportation de Translation Memories gérées dans TCT pour l'importation dans le Translation Memory System
Exportation et dénomination des graphiques afin de pouvoir identifier les graphiques originaux dans le dépôt de fichiers à partir de MOTIF
Les graphiques ont été et continueront d'être créés dans Microsoft Visio et Adobe Illustrator. Pour la publication, ce ne sont pas ces formats originaux qui sont utilisés, mais d'autres formats.
MOTIF gère les formats nécessaires à la publication, mais pas les autres variantes de format.
Lorsque utilisateursutilisateuresutilisateurs et utilisateuresutilisateur·e·s retravaillent des graphiques, elles doivent trouver les graphiques dans le format de création.
Et pour cela, nous avons intégré une fonction qui établit une relation entre l'ID interne du MOTIF et le graphique au format source stocké dans le système de fichiers.
Et voici à quoi ressemblait le processus de conversion.
La technologie de base pour le traitement des tâches partielles pour la reprise est notre environnement de conversion c-rex.net DTS.
Nous avons configuré un Conversion Pipeline comme indiqué sur l'image et avons ainsi atteint pas à pas les objectifs demandés.
Les technologies XML, DITA et d'autres normes en ont constitué la base.
Lot de migration par lot de migration, nous avons ainsi converti les documents, rétabli les relations entre les différents éléments, mis à disposition des ressources externes pour continuer à travailler dans le nouvel environnement.
Pour la publication selon HTML5 et CHM avec prise en charge de l'accès contextuel aux contenus, nous utilisons en production Adobe FrameMaker 2020, que nous avons adapté, étendu et automatisé pour répondre aux exigences spécifiques de Schneider Electric.
Conclusion
Une tâche qui semblait d'abord quelque peu banale, à savoir le transfert de données d'un système basé sur le standard XML vers un autre système basé sur XML, s'est révélée être un grand défi dans le détail.
Compte tenu de l'énorme quantité de données produites en plus de 20 ans de traitement, il est important de planifier soigneusement et de décider ce qui doit être migré et à quelle profondeur.
Nous avons réussi à mener le projet à bien dans les délais impartis et dans le cadre du budget disponible, et à le terminer à temps pour la fin de l'année 2020.
La coopération et le partenariat entre c-rex.net et Schneider Electric ont également été décisifs pour la réussite du projet.
La technologie contenue dans notre logiciel c-rex.net DTS, ainsi que notre expérience en matière d'automatisation des processus et de migration, ont constitué une bonne base pour maîtriser un projet de cette envergure et pour concevoir et configurer en quelques mois un environnement stable dans lequel le transfert des données vers le nouveau système MOTIF a pu se dérouler comme prévu.
c-rex.net a rendu possible la réalisation de ce projet très important Schneider
Electric. Tous les délais et les coûts convenus ont été respectés, ce qui ne va malheureusement pas de soi pour un projet de cette envergure. c-rex.net a été un partenaire très coopératif et a toujours réagi avec flexibilité aux demandes de modification de dernière minute
", résume Silke Köhler, chef de projet client.
Cette bonne collaboration se poursuivra certainement dans d'autres projets. Nous nous en réjouissons et vous tiendrons informés, chères lecteurslectriceslecteurs et lectriceslecteur·rice·s.