Vous aussi, vous voulez avancer sur la voie de l'industrie et de l'information 4.0, comme le constructeur de machines HOMAG ?

Qui est HOMAG et en quoi consistait ce projet ?

HOMAG fabrique des solutions pour le travail du bois, depuis la scie, la perceuse et la défonceuse individuelles pour les petits ateliers jusqu'aux systèmes modulaires intégrés pour des usines entières avec des lignes de production interconnectées. L'entreprise s'occupe de clientsclientesclients et clientesclient·e·s dans plus de 100 pays et en 33 langues.

Sur le thème de "l'usine du futur, l'industrie 4.0", HOMAG est à la pointe et mise sur l'échange dynamique d'informations grâce à l'Internet des objets (IoT) pour relier les ordinateurs, les machines et les hommes. opérateurs de machineopératrices de machineopérateurs et opératrices de machineopérateur·rice·s de machine, techniciens de servicetechniciennes de servicetechniciens et techniciennes de servicetechnicien·e·s de service ainsi que directeurs de opérationsdirectrices de opérationsdirecteurs et directrices de opérationsdirecteur·rice·s de opérations ont besoin d'une documentation technique complète afin de pouvoir travailler efficacement et en toute sécurité avec les machines. C'est pourquoi HOMAG met à disposition depuis des années déjà des contenus directement sur la machine.

En 2016, la solution technique utilisée jusqu'à présent pour amener la documentation à la machine avait pris de l'âge et était devenue difficilement maîtrisable en raison du nombre énorme de documents. Lorsqu'une mise à niveau de l'ancien système ERP était également prévue, l'équipe de la documentation technique, dirigée par Andreas Wolf, a saisi l'opportunité d'une amélioration et a mis en place une nouvelle solution en collaboration avec c-rex.net.

Garder ce qui est bon ! Abandonner ce qui entrave ! - Exigences pour la nouvelle solution

Voici les principales exigences qui devaient être satisfaites - et qui l'ont été - par la modification de l'environnement système pour la création, la traduction et la livraison numérique de la documentation !

Le billet de blog est long, nous le savons, mais : Tenez bon, vous trouverez certainement des parallèles avec votre entreprise et pourrez profiter de ce rapport détaillé !

Maintien de la génération de documentation adaptée en fonction de la nomenclature

Chez HOMAG, les documentations techniques étaient publiées automatiquement depuis des années, les contenus sources étant directement attribués aux nomenclatures enregistrées dans le système ERP. 150 collaborateurscollaboratricescollaborateurs et collaboratricescollaborateur·rice·s ont créé en équipe des documents dans Microsoft Word, les ont organisés à l'aide d'un système manuel de noms de fichiers et les ont convertis en fichiers PDF.

Dès qu'une machine à bois était configurée dans le système ERP en fonction des clientsclientesclients et clientesclient·e·s, un système de documents lié aux données ERP composait automatiquement les contenus PDF correspondants. Les manuels d'utilisation, les manuels de service, les documents de formation et autres informations techniques étaient immédiatement disponibles sous forme numérique. Une chose pratique qui devrait être maintenue.

Intégration dans le nouvel environnement SAP ERP

Pour conserver l'approche orientée nomenclature, l'environnement documentaire devait pouvoir s'intégrer facilement dans le nouveau SAP ERP. Car à ce moment-là, la structure nécessaire était déjà en place. Votre documentation est-elle organisée en fonction des modules et serait-il éventuellement possible d'utiliser SAP comme point de gestion central pour la documentation technique ?

Automatisation du processus de traduction et intégration d'agences de traduction externes

Les traductions étaient presque exclusivement réalisées manuellement. Vous avez peut-être connu cela dans votre entreprise. HOMAG envoyait Word par e-mail à des agences de traduction externes et recevait en retour les Word traduits par e-mail. Il fallait ensuite les numéroter manuellement, les convertir en PDF et les télécharger dans le système de documents. Un processus laborieux et fastidieux qui devrait être automatisé.

Des fonctions supplémentaires qui suppriment les restrictions de l'ancien environnement de publication basé sur Word

• Introduction d'une gestion professionnelle des versions

• Gestion d'autres formats de fichiers tels que les graphiques, les vidéos, les données HMTL5

• Possibilité d'utiliser la même infrastructure dans le monde entier

Composants de la nouvelle solution

Ces exigences ont été satisfaites par une combinaison intelligente des composants logiciels et des normes suivants.

Cela vous donnera peut-être des idées pour optimiser votre propre environnement système ou vous permettra de constater que votre architecture est tout aussi efficace. Découvrez comment nous avons résolu ce problème pour HOMAG.

Passage de Word à FrameMaker et connexion à SAP

FrameMaker était l'outil approprié, offrant à la fois un environnement d'édition confortable et les fonctions nécessaires à la génération automatisée de documents. Conformément au principe de la source unique, FrameMaker permet à la fois de publier des données PDF et de générer des données XLIFF pour la traduction. Et - ce qui n'est pas négligeable - c'est aussi un outil qui permet de mettre les fonctions DITA/XML au second plan afin que écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s (qu'elles soient rédacteursrédactricesrédacteurs et rédactricesrédacteur·rice·s de formation, développeursdéveloppeusesdéveloppeurs et développeusesdéveloppeur·se·s ou constructeursconstructricesconstructeurs et constructricesconstructeur·rice·s) puissent se concentrer sur le contenu.

La migration des anciens Word vers des DITA-Topicspécialisés, qui sont ensuite traités par les écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s dans FrameMaker, a été faite avec notre moteur de conversion dts.c-rex.net.

Choix de DITA

L'utilisation de la norme XML ouverte Darwin Information Typing Architecture(DITA) permet d'automatiser et de standardiser la création de contenus basés sur des thèmes, d'échanger des données avec des tiers et de gérer facilement différents types de contenus, notamment XML, HTML5, vidéos et graphiques.

Opter pour une documentation orientée vers les composants - la clé du succès

La structure de chaque machine HOMAG - comment elle est construite et quels composants sont utilisés - est entièrement reproduite dans SAP ERP. C'est ce qui a été mis en œuvre dans votre entreprise, n'est-ce pas ? Chez HOMAG, le système de gestion des documents (DMS) intégré dans SAP automatise le versionnement, la gestion des statuts et la distribution des documents. Il permet également une collaboration globale grâce à un accès en temps réel.

La hiérarchie de contenu du DMS étant différente de celle d'un système de gestion de contenu DITA typique, HOMAG avait besoin d'aide pour se connecter à Adobe FrameMaker. C'est là que nous, chez c-rex.net, sommes entrés en jeu. Nous avons développé des adaptations pour ce que l'on appelle la "documentation orientée composants", converti les Word en DITA-Topicet nous nous sommes occupés de la connexion de l'éditeur à SAP. Pourquoi était-ce nécessaire ?

Alors que DITA utilise des contenus individuels et autonomes sur un thème précis avec un but identifiable, appelés topics, pour construire des documents, SAP DMS mise exactement sur le contraire. Il utilise une hiérarchie de composants dans laquelle le composant supérieur est une machine entière, suivie des pièces qui la composent. Chaque machine dans le système ERP est liée à une commande à laquelle toute la documentation est attribuée et gérée.

C'est pourquoi nous avons veillé à ce que toute la documentation relative à une machine puisse être stockée de manière groupée dans SAP. Nous avons introduit ce que nous appelons les macro-topics en tant que nouvelle unité. Il s'agit de paquets de documentation qui, dans notre cas, sont associés à un composant ou à une unité spécifique d'une machine.

Chaque Macro-Topic est enregistré dans un HOMAG DITA eXchange Package (HDXP), un paquet de fichiers spécial créé lors de la publication dans FrameMaker. Chaque HDXP contient des actifs tels qu'une DITA-Map, DITA-Topicet des métadonnées SAP (par ex. Par exemple, les titres ou les informations sur les composants), les images, les vidéos et les références à d'autres fichiers HDXP.

Le nouveau procès : Édition facile, publication automatisée, traduction plus rapide

La section suivante décrit le nouveau processus. Poursuivez votre lecture et laissez-vous inspirer. Est-ce que votre futur processus pourrait ressembler à cela ou à quelque chose de similaire ?

Édition facile

L'écriture de nouvelles informations se fait dans FrameMaker. Un FrameMaker développé par c-rex.net garantit que écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s disposent des données correctes et complètes et qu'elles peuvent traiter toutes les informations nécessaires et les réimporter ensuite dans le système ERP de SAP. Et tout cela de manière confortable.

• écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s extraient les paquets HDXP de SAP.

• FrameMaker est lancé avec HDXP comme paramètre.

• Le FrameMaker décompresse les fichiers qu'il contient et ouvre la DITA-Map.

• écrivainsécrivainesécrivains et écrivainesécrivain·e·s traitent comme d'habitude les fichiers DITA dans FrameMaker.

• Lors de l'enregistrement avec la fonction "Save Package" ou "Publish Package" que nous avons spécialement programmée, tout est à nouveau emballé et placé dans le dossier dans lequel SAP peut à nouveau archiver les fichiers.

Jalons vers l'information 4.0 ou ce que la documentation technique, correctement structurée, peut apporter

Découvrez dans la dernière section de ce blog post comment HOMAG progresse sur la voie de l'industrie et de l'information 4.0 grâce à deux caractéristiques essentielles de sa solution de documentation.

Jalon 1 Contrôler les travaux de maintenance grâce aux indications de la documentation technique

Une fois dans la machine, la documentation peut prendre le contrôle des activités de maintenance dans le cadre de la vision Industrie 4.0 de HOMAG. Vous vous demandez probablement maintenant Qu'est-ce que cela signifie exactement ?

Les PDF appartenant à une machine, y compris toutes les langues traduites, ainsi que le fichier de commande contenant les méta-informations nécessaires à la maintenance, sont stockés dans SAP au niveau du sous-ensemble. Le fichier de commande indique, par exemple, le nombre d'heures de fonctionnement d'un composant donné avant qu'une opération de maintenance ne soit effectuée. Dès que ce nombre d'heures est atteint, les informations de maintenance correspondantes sont récupérées (à l'aide du plug-in SAP CADDI) et affichées pour opérateurs de machineopératrices de machineopérateurs et opératrices de machineopérateur·rice·s de machine dans leur langue respective.