Wollen auch Sie wie der Maschinenbauer HOMAG auf dem Weg zu Industrie und Information 4.0 vorankommen?

Wer ist HOMAG und worum ging es bei diesem Projekt?

HOMAG fertigt Lösungen für die Holzbearbeitung, von der einzelnen Säge, Bohrmaschine und Oberfräse für kleine Werkstätten bis hin zu integrierten Modulsystemen für ganze Fabriken mit verknüpften Produktionslinien. Das Unternehmen betreut KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen in mehr als 100 Ländern und in 33 Sprachen.

Beim Thema „Fabrik der Zukunft, Industrie 4.0“ ist HOMAG vorne mit dabei und setzt auf den dynamischen Austausch von Informationen durch das Internet der Dinge (IoT), um Computer, Maschinen und Menschen miteinander zu verbinden. MaschinenbedienerMaschinenbedienerinnenMaschinenbediener und MaschinenbedienerinnenMaschinenbediener:innen, ServicetechnikerServicetechnikerinnenServicetechniker und ServicetechnikerinnenServicetechniker:innen sowie BetriebsleiterBetriebsleiterinnenBetriebsleiter und BetriebsleiterinnenBetriebsleiter:innen brauchen eine lückenlose technische Dokumentation, um effizient und sicher mit den Maschinen arbeiten zu können. Deshalb stellt HOMAG schon seit Jahren Inhalte direkt an der Maschine zur Verfügung.

Die bisherige technische Lösung, um die Dokumentation an die Maschine zu bringen, war 2016 in die Jahre gekommen und aufgrund der enorm großen Anzahl von Dokumenten nur noch schwer beherrschbar. Als auch noch ein Upgrade des alten ERP-Systems anstand, nutze das Team der Technischen Dokumentation unter Leitung von Andreas Wolf die Chance für eine Verbesserung und setzte gemeinsam mit c-rex.net eine neue Lösung um.

Behalten, was gut ist! Aufgeben, was hindert! – Anforderungen an die neue Lösung

Hier kommen die wesentlichen Anforderungen, die durch die Änderung der Systemumgebung zur Erstellung, Übersetzung und digitalen Auslieferung der Dokumentation erfüllt werden sollten – und wurden!

Der Blogbeitrag ist lang, das wissen wir, aber: Halten Sie durch, bestimmt finden Sie Parallelen zu Ihrem Unternehmen und können von diesem ausführlichen Bericht profitieren!

Beibehalten der stücklistenorientierten Generierung von passgenauer Dokumentation

Technische Dokumentationen wurden bei HOMAG seit Jahren automatisch veröffentlicht, indem die Quellinhalte direkt den im ERP-System gespeicherten Stücklisten zugeordnet wurden. 150 MitarbeiterMitarbeiterinnenMitarbeiter und MitarbeiterinnenMitarbeiter:innen erstellten im Team Dokumente in Microsoft Word, organisierten sie mit einem manuellen Dateinamensystem und konvertierten sie in PDF-Dateien.

Sobald eine Holzbearbeitungsmaschine KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen -bezogen im ERP-System konfiguriert wurde, stellte ein mit den ERP-Daten verknüpftes Dokumentensystem automatisch entsprechende PDF-Inhalte zusammen. Betriebsanleitungen, Servicehandbücher, Schulungsunterlagen und weitere technische Informationen standen unverzüglich digital zur Verfügung. Eine praktische Sache, die auf jeden Fall beibehalten werden sollte.

Integration in die neue SAP-ERP-Umgebung

Um den stücklistenorientierten Ansatz beizubehalten, musste sich die Dokumentationsumgebung leicht in das neue SAP ERP integrieren lassen. Denn da war die benötigte Struktur bereits vorhanden. Ist Ihre Dokumentation baugruppenorientiert organisiert und wäre das bei Ihnen eventuell auch eine Option, SAP als zentrale Verwaltungsstelle für die Technische Dokumentation zu nutzen?

Automatisierung des Übersetzungsprozesses und Integration von externen Übersetzungsagenturen

Übersetzungen wurden fast ausschließlich manuell erstellt. Das kennen Sie möglicherweise aus Ihrem Unternehmen auch. HOMAG schickte Word-Dateien per E-Mail an externe Übersetzungsagenturen und bekam die übersetzten Word-Dateien per E-Mail zurück. Dann mussten sie manuell nummeriert, in ein PDF umgewandelt und in das Dokumentensystem hochgeladen werden. Ein aufwändiger und lästiger Prozess, der automatisiert werden sollte.

Zusätzliche Funktionen, die Einschränkungen der alten auf Word basierten Publishingumgebung aufheben

• Einführung einer professionellen Versionsverwaltung

• Management anderer Dateiformate wie Grafiken, Videos, HMTL5-Daten

• Weltweite Nutzbarkeit der gleichen Infrastruktur

Bestandteile der neuen Lösung

Diese Anforderungen wurden in einer intelligenten Kombination folgender Softwarekomponenten und Standards erfüllt.

Vielleicht bekommen Sie dadurch Ideen für die Optimierung Ihrer eigenen Systemumgebung oder stellen fest, dass Ihre Architektur ähnlich effizient ist. Lesen Sie, wie wir das für HOMAG gelöst haben.

Umstellung von Word nach FrameMaker und Anbindung an SAP

FrameMaker war das geeignete Tool, das sowohl eine komfortable Editierumgebung bot als auch die notwendigen Funktionen für die automatisierte Dokumentengenerierung vorhielt. Gemäß dem Single-Source-Prinzip lassen sich mit FrameMaker sowohl PDF-Daten publizieren als auch XLIFF-Daten für die Übersetzung generieren. Und – nicht zu unterschätzen! – es ist außerdem ein Tool, bei dem man die DITA/XML-Funktionen in den Hintergrund stellen kann, damit sich AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen (egal ob ausgebildete RedakteureRedakteurinnenRedakteure und RedakteurinnenRedakteur:innen, EntwicklerEntwicklerinnenEntwickler und EntwicklerinnenEntwickler:innen oder KonstrukteureKonstrukteurinnenKonstrukteure und KonstrukteurinnenKonstrukteur:innen) auf die Inhalte konzentrieren können.

Die Migration der alten Word-Dokumente in spezialisierte DITA-Topics, die dann von den AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen in FrameMaker bearbeitet werden, wurde mit unserer Konvertierungsengine dts.c-rex.net gemacht.

Entscheidung für DITA

Die Verwendung des offenen XML-Standards Darwin Information Typing Architecture (DITA) ermöglicht es, die Erstellung topic-basierter Inhalte zu automatisieren und zu standardisieren, Daten mit Dritten auszutauschen und verschiedene Arten von Inhalten, einschließlich XML, HTML5, Videos und Grafiken, einfach zu verwalten.

Entscheidung für eine komponentenorientierte Dokumentation – der Schlüssel zum Erfolg

Die Struktur jeder HOMAG-Maschine – wie sie aufgebaut ist und welche Komponenten verwendet werden – wird vollständig in SAP ERP abgebildet. Das ist in Ihrem Unternehmen so oder so ähnlich auch umgesetzt, oder?! Bei HOMAG automatisiert das in SAP integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Versionierung, Statusverwaltung und Verteilung von Dokumenten. Außerdem ermöglicht es die globale Zusammenarbeit durch Echtzeit-Zugriff.

Da sich die Inhaltshierarchie des DMS von der eines typischen DITA-Content-Management-Systems unterscheidet, benötigte HOMAG Unterstützung bei der Anbindung an Adobe FrameMaker. Da kamen wir von c-rex.net ins Spiel. Wir entwickelten Anpassungen für die so genannte „komponentenorientierte Dokumentation“, konvertierten die Word-Dateien in DITA-Topics und kümmerten uns um die Anbindung des Editors an SAP. Warum das notwendig war?

Während DITA einzelne, eigenständige Inhalte zu einem bestimmten Thema mit identifizierbarem Zweck, die sogenannten Topics, zum Aufbau von Dokumenten verwendet, setzt das SAP DMS auf das genaue Gegenteil. Es verwendet eine Komponentenhierarchie, in der die oberste Komponente eine ganze Maschine ist, gefolgt von den Teilen, aus denen sie besteht. Jede Maschine im ERP-System ist mit einem Auftrag verknüpft, dem die gesamte Dokumentation zugeordnet ist und verwaltet wird.

Deshalb sorgten wir dafür, dass im SAP die gesamte zu einer Maschine dazugehörige Dokumentation gebündelt abgelegt werden kann. Wir führten die sogenannten Macro-Topics als neue Einheit ein. Das sind Dokumentationspakete, die in unserem Fall einer bestimmten Komponente oder Einheit einer Maschine zugeordnet sind.

Jedes Macro-Topic wird in einem HOMAG DITA eXchange Package (HDXP) gespeichert, einem speziellen Dateibündel, das bei der Publikation in FrameMaker erstellt wird. Jedes HDXP enthält Assets wie eine DITA-Map, DITA-Topics und SAP-Metadaten (z. B. Titel oder Komponenteninformationen), Bilder, Videos und Verweise auf andere HDXP-Dateien.

Der neue Prozess: Einfaches Editieren, automatisiertes Publizieren, schnelleres Übersetzen

Der folgende Abschnitt beschreibt den neuen Prozess. Lesen Sie weiter und lassen Sie sich anregen. Könnte so oder so ähnlich auch Ihr zukünftiger Prozess aussehen?

Einfaches Editieren

Das Schreiben neuer Informationen findet in FrameMaker statt. Ein von c-rex.net entwickeltes FrameMaker-Plug-in sorgt dafür, dass AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen die richtigen und vollständigen Daten zur Verfügung stehen und sie alle notwendigen Informationen bearbeiten und anschließend wieder ins SAP-ERP-System zurückspielen können. Und das alles auf eine komfortable Weise.

• AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen checken HDXP-Pakete aus SAP aus.

• FrameMaker wird mit dem HDXP als Parameter gestartet.

• Das FrameMaker-Plugin entpackt die darin enthaltenen Dateien und öffnet die DITA-Map.

• AutorenAutorinnenAutoren und AutorinnenAutor:innen bearbeiten wie gewohnt DITA-Dateien in FrameMaker.

• Beim Speichern mit der speziell von uns programmierten Funktion „Save Package“ oder „Publish Package“ wird alles wieder verpackt und in den Ordner gelegt, in dem SAP die Dateien wieder einchecken kann.

Meilensteine in Richtung Information 4.0 oder Was technische Dokumentation richtig aufgebaut leisten kann

Erfahren Sie im letzten Abschnitt dieses Blogbeitrags, wie HOMAG mit zwei wesentlichen Merkmalen der Dokumentationslösung auf dem Weg zu Industrie und Information 4.0 vorankommt.

Meilenstein 1: Wartungsarbeiten steuern durch Angaben aus der Technischen Dokumentation

Einmal in der Maschine kann die Dokumentation im Rahmen der Industrie 4.0-Vision von HOMAG die Kontrolle über die Wartungsaktivitäten übernehmen. Sie fragen sich jetzt vermutlich: Was genau ist damit gemeint?

Die zu einer Maschine gehörenden PDFs inklusive aller übersetzten Sprachen sowie die Steuerdatei mit den für Wartung notwendigen Meta-Informationen sind in SAP an der Baugruppe abgelegt. In der Steuerdatei ist z.B. hinterlegt, nach wie vielen Betriebsstunden an einer bestimmten Komponente eine Wartungsarbeit durchzuführen ist. Sobald diese Stundenzahl erreicht ist, werden (mit Hilfe des SAP Plug-Ins CADDI) die zugehörigen Wartungsinformationen abgerufen für MaschinenbedienerMaschinenbedienerinnenMaschinenbediener und MaschinenbedienerinnenMaschinenbediener:innen in ihrer jeweiligen Sprache angezeigt.