Stabilität und Flexibilität im Informationsfluss

Die zwei großen Aufgaben bei der Bereitstellung von Informationen

Um die Herausforderung gezielt anzugehen, müssen wir uns zwei Aufgaben vornehmen.

• Alte Strukturen erhalten, wo es sinnvoll ist.

• Alte Strukturen, die nicht mehr passen, abreißen und neu aufbauen.

Wir werden in Zukunft zwei Sichtweisen auf die Dinge brauchen. Deshalb müssen wir zwei "Betriebssysteme" einrichten.

• Das erste Betriebssystem ist auf das Innere ausgerichtet.

• Hier müssen wir uns auf unsere Daten und unsere internen Geschäftsprozesse konzentrieren.

• Das zweite Betriebssystem ist auf die Außenwelt ausgerichtet.

  Ein Außen, das immer dynamischer wird und uns mehr und mehr herausfordert.

Wir müssen in der Lage sein, auf diese dynamischen Entwicklungen schnell zu reagieren.

Betriebssystem Nummer 1: das stabile Innere

Das erste Betriebssystem ist intern. Es konzentriert sich auf unsere Daten und unsere internen Geschäftsprozesse.

In Bezug auf die technische Dokumentation sind dies die Prozesse der Erstellung und Verwaltung von Inhalten, die Qualitätssicherung, die Übersetzung und die Veröffentlichung von Inhalten.

Im Wesentlichen geht es um Stabilität und Prozesssicherheit. Integrität und Nachhaltigkeit müssen ein wesentlicher Bestandteil unserer Inhaltsstrategie sein. Wir können Inhalte nicht ständig anpassen, nur weil sich die äußeren Bedingungen ändern.

Die ganzheitliche und nachhaltige Sichtweise bedeutet in diesem Zusammenhang, dass wir an morgen denken, wenn wir heute etwas in Angriff nehmen. In der Konsequenz bedeutet das aber auch, dass wir abstrakter denken müssen, wenn wir unsere Inhalte erstellen und sie mit Metadaten versehen.

Technologie und Prozesse

Brücken bauen zwischen Informations-Silos

Kommen wir zurück auf die Silos, in denen Informationen gepflegt werden. Wir meinen, dass wir diese Silos brauchen, um weiterhin effektiv und effizient arbeiten zu können.

Eine hohe Datenqualität und eine geringe Fehlertoleranz helfen uns, kosteneffiziente Produkte anzubieten.

Die Produktkosten werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Deshalb muss der Fokus im Inneren eindeutig auf Stabilität liegen.

Wir müssen unsere Silos nicht einreißen. Aber wir müssen sie aufbrechen, wir müssen Brücken bauen, Mauern niederreißen und Türen einbauen, damit die Abteilungen und Systeme miteinander kommunizieren können.

Informationserstellung neu denken, Veröffentlichungsprozesse automatisieren

Unser erstes Betriebssystem muss stabil sein. Damit das funktioniert, ist eine ganzheitliche und nachhaltige Sichtweise gefordert. Das erste Betriebssystem kann nicht durch das zweite Betriebssystem, die Außenwelt, gesteuert werden. Es wäre zu teuer, unsere mehrsprachigen Inhalte zu ändern, nur weil jemand eine neue Idee für die Darstellung hat.

Um unsere Inhalte stabil zu halten, müssen wir anders darüber nachdenken als wir es vielleicht gewohnt sind.

Wir dürfen nicht länger in Form von Inhaltsverzeichnissen denken. Wir müssen unsere Inhalte modularisieren und topic-orientiert arbeiten und dabei auf die Identifizierbarkeit der Informationen achten.

Wir müssen soviel wie möglich vollständig automatisieren.

Ein guter Kandidat für vollständige Automatisierung ist der Übersetzungsprozess. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Inhalte weiterhin manuell übersetzen müssen oder ob nicht die maschinelle Übersetzung eine gute Alternative wäre! Das Ergebnis eines vollautomatischen Übersetzungsprozesses mit Einbindung von Terminologievorgaben führt unserer Meinung nach zu sehr guten Ergebnissen. Unser eigener Blog liegt mehrsprachig vor und ist das Ergebnis eines vollautomatisierten Übersetzungsworkflows mit Machine Translation.

Betriebssystem Nummer 2: die dynamische Außenwelt

Wir hören immer wieder Begriffe wie User Experience Design oder Customer Journey in unserem zweiten Betriebssystem, der Außenwelt. Wir orientieren uns also an der Außenwelt, einem Außen, das immer dynamischer wird und uns mehr und mehr herausfordert.

Als Unternehmen müssen wir in der Lage sein, auf diese Dynamik schnell und flexibel zu reagieren. Es geht darum, unsere KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen und NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen – also den Markt – zu begeistern.

Die Realität: isolierte Informationen in isolierten Touchpoints

Heute haben wir auf verschiedene Weise Kontakt zu unserer Kundschaft. Persönlich und zunehmend auch digital über unsere Webportale oder in den sozialen Medien.

Fällt Ihnen etwas auf? Richtig. Webportale. Plural.

Haben Sie schon einmal versucht, auf einer Website eines Ihrer Lieferanten Informationen über Ihr Gerät zu finden? Eine Information, die Sie ganz dringend benötigen?

Sehr oft finden Sie die Informationen nicht dort, wo Sie sie suchen oder es dauert lange, um durch die verschiedenen Portale zu navigieren, um die Informationen zu finden, die für Sie wichtig sind. Meistens landen Sie dann in einem 1000-seitigen mehrsprachigen PDF. Das ist oft sehr enttäuschend.

Wenn Sie sich die Websites verschiedener Hersteller ansehen, finden Sie Systeme wie Web-Seite, Hilfe- und Support-Zentren, Portale für Dokumentation, diverse Cloud-Portale, die gerade im Umfeld von Industrie 4.0 wie Pilze aus dem Boden schießen.

Was finden Sie, wenn Sie etwas finden? PDFs, die häufig sogar noch nicht einmal für die Volltextsuche freigegeben sind.

All diese Portale sind Silos, manchmal sehr große Silos, die nicht miteinander verbunden sind.

Das Thema User Experience wird in jedem dieser einzelnen Touchpoints groß geschrieben. Eine User Experience oder gar eine Customer Journey "im Ganzen" finden wir sehr selten.

Das Soll: Informationen finden die NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen

Daher müssen wir für unsere KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen und NutzerNutzerinnenNutzer und NutzerinnenNutzer:innen nach und nach unsere Silos abbauen und die Inhalte zu ihnen bringen. Wir müssen "eine Tür" finden, einen Zugangspunkt zu unseren Informationen und gleichzeitig mehrere Touch Points einrichten, so dass unsere KundenKundinnenKunden und KundinnenKund:innen Informationen von überall her finden können.

Beispiel: Verknüpfung von Ersatzteilkatalog und Dokumentation

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf der Suche nach einem bestimmten Ersatzteil für Ihr Gerät oder Ihre Maschine.

Ganz gleich, wie Sie mit den Inhalten in Kontakt kommen, vielleicht über eine Website, über die Dokumentation oder ein anderes Portal, Sie möchten Ihr benötigtes Ersatzteil schnell finden können. Sie wollen schnell eine Bestellung aufgeben und natürlich möchten Sie das benötigte Teil auch schnell geliefert bekommen.

Während die letzte und manchmal auch die zweite Anforderung gut funktioniert, ist die Suche nach dem Ersatzteil eher schwierig. Genauso wie es schwierig ist zu überprüfen, ob es wirklich das richtige Ersatzteil ist. Denn wer kennt schon die Teilenummer des gesuchten Teils? Die Teilenummer ist aber sehr häufig der Einstiegspunkt, den die meisten Portale bieten.

Und selbst wenn Sie das Teil finden, wissen Sie nicht, ob es wirklich das ist, was Sie brauchen. Sie hätten gern zusätzliche Informationen wie technische Daten oder die Produkthierarchie, um zu wissen, wo dieses Teil eingebaut ist. Sie brauchen diese Informationen über dieses bestimmte Teil, um Entscheidungen zu treffen.

Aus der Systemperspektive braucht der Ersatzteilkatalog Zugriff auf die technische Dokumentation. Dann wäre es möglich, auf das Teil in der Explosionszeichnung zu klicken und damit würden die technischen Daten angezeigt, – automatisch aus der Dokumentation gezogen, ohne dass sie doppelt in zwei Systemen gespeichert werden müssen.

Wenn wir weiter denken, braucht nicht nur der Ersatzteilkatalog Zugriff auf die Informationen in der Dokumentation, sondern die Dokumentation braucht auch einen konsistenten Zugriff auf die Informationen im Ersatzteilkatalog.

Beide Systeme müssen also bidirektional verbunden sein. Und warum? Das sehen Sie an diesem weiteren Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Reparaturhandbuch. Sie lesen, wie Sie Ihr Motorrad reparieren können und stellen fest, dass Sie eine neue Zündkerze brauchen.

Nun wollen Sie die Zündkerze bestellen. Aber wo? Im besten Fall dort, wo Sie sich gerade befinden, in der Rubrik mit dem Betreff "Zündkerze austauschen".

Für AnwenderAnwenderinnenAnwender und AnwenderinnenAnwender:innen muss es sich anfühlen, als befänden sie sich in einem einzigen großen Informations-Ökosystem. Das ist User Experience!

Um dies zu erreichen, müssen wir einige Silos aufbrechen und andere intelligent miteinander verbinden.

c-rex.net DTS und IDS als Bindeglied

Die zwei Betriebssysteme sind übrigens die Basis für das Geschäftsmodell und die Philosopie von c-rex.net.

• c-rex.net DTS bedient die Anforderungen des stabilen Inneren.

• c-rex.net IDS liefert Informationen für das dynamische Außen.

Durch den API-gesteuerten Ansatz bietet diese Architektur die notwendige Flexibilität, vor allem nach außen, aber auch für wechselnde Anforderungen nach innen.

Offene Schnittstellen als Grundvoraussetzung für neue Systeme

Systeme brauchen offene Schnittstellen, damit andere Systeme auf die Informationen hinter diesen Konnektoren zugreifen können. Die Schnittstellen müssen auch einen nativen Zugriff auf das ursprüngliche Datenmodell ermöglichen. Nur so sind die Informationen völlig flexibel und nicht von Anwendungsfällen abhängig.

Wenn Sie ein neues Tool auswählen müssen, setzen Sie doch "Offene Schnittstellen" als Grundvoraussetzung auf Ihre Anforderungsliste und prüfen Sie, ob es offen und flexibel genug für Ihre zukünftigen Bedürfnisse ist.

Die Kelten haben schon vor 4.000 Jahren vorausgedacht und haben unsere Architektur für das digitale Zeitalter in Stein gemeißelt.

Am Anfang waren alle Säulen miteinander verbunden. Heute ist das nicht mehr der Fall, weil sich niemand mehr um die Pflege und Weiterentwicklung dieses Bauwerks kümmert.

Für uns hingegen ist es wichtig, dass unsere Betriebssysteme, Schnittstellen, Daten und Prozesse einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterworfen sind.

Das bedeutet auch, eine Person im Unternehmen zu etablieren, die für die Digitalisierung verantwortlich ist. Und diese Person sollte auf C-Ebene angesiedelt sein. Es muss eine klare Unternehmensstrategie verfolgt werden.

Um im Bild von Stonehendge zu bleiben: wenn die Säulen miteinander verbunden sind, verfolgt man eine klare Unternehmensstrategie und es können stabile Brücken gebaut und gepflegt werden.

Unsere c-rex.net-Software ist ein solcher Brückenbauer – es ist Ihre Informationsdrehscheibe.